8 Trends für Ihren digitalen Arbeitsplatz 2021

Working from home (WFH oder auch neudeutsch „Homeoffice“) war notgedrungen der große Trend für den digitalen Arbeitsplatz im Jahr 2020. Viele Unternehmen mussten im ersten Covid-Lockdown im März schnell handeln und ihre Mitarbeiter nach Hause schicken. Der Trend zur Remote-Arbeit war schon vorher da, Covid hat ihn deutlich beschleunigt. Was sonst vielleicht 5 Jahre gebraucht hätte, ist 2020 innerhalb weniger Wochen Realität geworden. Wie kann es jetzt nach so einer sprunghaften Entwicklung weitergehen? Was sind die großen Trends für den digitalen Arbeitsplatz im Jahr 2021? Hier ein paar Gedankenanregungen.

black and silver laptop computer on brown wooden table

#1: Hybrid Work

Trend #1 ist einfach vorherzusehen. Da uns Lockdowns und Abstandsgebote noch einige Monate begleiten werden, wird der Trend zur Remote-Arbeit anhalten. Und selbst wenn wir ggf. Mitte oder Ende 2021 wieder wie vor Covid-19 arbeiten könnten, werden wir es nicht tun. Als Gesellschaft haben wir nun die Möglichkeiten der Remote-Arbeit in großer Breite kennengelernt und verinnerlicht. Die Vorteile daraus werden wir uns nicht nehmen lassen, mit den Nachteilen können wir immer besser umgehen. Die Zukunft gehört dem hybriden Arbeitsplatz.

Für den digitalen Arbeitsplatz heißt das zunächst, dass Videokonferenzsysteme, wie Microsoft Teams, Zoom oder Google Hangouts weiter ausgerollt werden und zukünftig zum Standard-Handwerkszeug jedes Knowledge-Workers gehören. Die Systeme selbst werden immer besser werden, z. B. in punkto Rauschunterdrückung, der Darstellung mehrerer Personen eines Videochats in einem virtuellen Meetingraum, Bildoptimierung etc..

Team- und Projekträume für intuitives, kollaboratives Arbeiten werden diese Videokonferenzsysteme ergänzen und gemeinsames Arbeiten z. B. an Dokumenten ermöglichen. Auch virtuelle Events wird es weiterhin geben.

#2: Employee Experience und der integrierte Arbeitsplatz

Der digitale Arbeitsplatz bestand lange Zeit aus einer losen Sammlung von Tools und Webseiten. Zukünftig wird eine integrierte, durchgängige User Experience für Mitarbeiter wichtiger werden. Gartner bezeichnet dies als den „New Work Nucleus“, ein Set von SaaS-basierten Anwendungen für Productivity, Collaboration und Communication.

Wesentliche Informationen aus Intranet und Nachschlagesystemen werden mit kollaborativen Systemen integriert oder basieren idealerweise auf ein und demselben System. Weitere Werkzeuge werden mit dem digitalen Kernarbeitsplatz integriert. Ein unternehmensweites Identity-Management- und Single-Sign-On-System muss also eine nahtlose Anbindung weiterer Systeme ermöglichen.

#3: Die Demokratisierung des digitalen Arbeitsplatzes

Top-Down Content-Verteilung, wie in einem klassischen Intranet, wird schon länger ergänzt um kollaborative Inhalte, die von Mitarbeitern selbst erstellt und geteilt werden. So entstand das „Social Intranet“.

In der Zukunft wird dies auch für kleine Anwendungen gelten. Diese werden nicht mehr nur von einem zentralen Projektkomitee konzipiert und umgesetzt, sondern zunehmend als Low-Code- oder No-Code-Anwendungen von allen Mitarbeitern (sog. „Citizen Developern“) selbst erstellt und geteilt. Dies gilt für einfache Formulare, einfache Zugangsberechtigungen, personalisierte Inhalte, aber auch für Berichte und kleine Anwendungen.

#4: Automation

Die Erstellung von einfachen Anwendungen durch „Citizen Developer“ bringt auch neuen Schwung in die Umsetzung von Workflows und digitale Prozesse. Freigaben, Anträge und Formulare werden digitalisiert und automatisiert. Formulare werden automatisch durch einen Freigabeprozess geschleust.

Bots bieten ein weiteres Mittel der Automatisierung – insbesondere bezogen auf die Abbildung gängiger Fragestellungen, also z. B. aus Q&As und FAQs – aber auch was die Ausführung bestimmter Anwendungsfunktionen in automatisierten Prozessen angeht.

#5: Artificial Intelligence

Schon länger auf der Trend-Agenda ist die künstliche Intelligenz. Bisher wirkt sie aber eher im Hintergrund, z. B. bei der Optimierung von Videochats (Sound- und Video-Optimierung) oder beim Vorschlagen relevanter Dokumente für Anwender. Ich gehe davon aus, dass KI-Funktionen zunehmend in den Vordergrund treten werden und so bei der Automatisierung einfacher, wiederholbarer Prozesse und bei der Suche nach relevantem Content stärker unterstützten werden.

Smarte Kalendereinladungen und Raumbuchungen werden Funktionen sein, über die sich alle Mitarbeiter freuen werden. Intelligente Chatbots sind schon länger im Gespräch, virtuelle Sprachassistenten sind privat zwar schon gut verbreitet, werden aber im Jahr 2021 vermutlich noch nicht den Weg in die meisten digitalen Arbeitsplätze finden.

Intelligente Dienste zur automatischen Erkennung, Klassifizierung und Tagging von Inhalten in z.B. Besuchsnotizen, Prüfberichten, Kundenbeschwerden usw. sind einfach nutzbar und Prozesse können auf Basis der Ergebnisse automatisch gestartet werden. Da die Pflege und Optimierung von den Fachbereichen ohne IT durchgeführt werden kann, wird dies die Einführung beschleunigen.

#6: Security und Compliance

Remote Work, eigene Arbeitsumgebungen und zunehmend sensiblere Daten im digitalen Arbeitsplatz bringen notgedrungen neue Einfallsvektoren für Cyberkriminelle mit sich.

Neue Konzepte für die Absicherung von Clients, die sich nicht im firmeninternen Netz befinden, werden wichtig. Dies gilt auch für mitarbeitereigene Hardware im Rahmen von „Bring Your Own Device (BYOD)“- und „Bring Your Own Thing (BYOT)“-Konzepten.

Daneben werden sensible Daten und Dokumente, die im digitalen Arbeitsplatz geteilt werden, mit weiterführenden Absicherungsmechanismen versehen.

#7: Mobile Apps

Auch dieser Punkt ist keine Überraschung. Mobile Apps sollten den digitalen Arbeitsplatz in allen Facetten ergänzen, auf denselben Daten basieren und funktional nur wenige Abstriche gegenüber dem Desktop-Arbeitsplatz mitbringen.

Dies gilt für Content-Elemente aus dem Intranet-Umfeld, für die Arbeit an Dokumenten und Formularen, für das Management von Todos, die Arbeit mit Emails, Chats und Videokonferenzen, für Freigabeprozesse in Workflows…

Insbesondere Frontline-Worker profitieren von mobilen Anwendungen und werden hierüber in die digitale Unternehmenskommunikation eingebunden. Firmen werden künftig das Ziel haben, alle ihre Mitarbeiter über den digitalen Arbeitsplatz zu erreichen. Mobile Apps sind ein wichtiger Schlüssel dafür.

#8: Digital Dexterity und Evergreen in der gesamten Organisation

Frontline-Worker sind nur eine User-Gruppe, die in der Vergangenheit stiefmütterlich behandelt wurde. Es gibt andere Gruppen. In der Vergangenheit entschieden oftmals individuelle Skills im Umgang mit digitalen Tools und mit digitalen Arbeitstechniken über den Erfolg von Remote-Arbeit. Zukünftig wird es wichtig sein, dass alle Mitarbeiter über entsprechende Skills verfügen – egal zu welcher Generation sie gehören, egal wie das berufliche Arbeitsprofil bisher aussah, egal wie technikaffin sie sind.

Unternehmen werden nachsteuern müssen im Enablement ihrer Mitarbeiter für modernes, digitales Arbeiten. Entsprechende Change-Programme werden uns im Jahr 2021 begegnen.

Darüber hinaus entwickelt sich der digitale Arbeitsplatz kontinuierlich weiter. Die durch die Software-Hersteller zur Verfügung gestellten Plattformen werden von diesen regelmäßig mit Updates versorgt, dazu kommen unternehmensspezifische Erweiterungen. Training- und Change-Maßnahmen werden diesen Evergreen-Ansatz berücksichtigen müssen.