Das „Übel“ direkt an der Wurzel packen | User-Adoption mit In-App-Learning

„Sie können Ihre Nutzer mit In-App-Learning direkt dort unterstützen, wo der Bedarf entsteht.“ - Das klingt erstmal nach einem vielversprechenden Ansatz. Doch was bedeutet das eigentlich, was kann In-App-Learning und wie funktioniert es? Ist das innovative Lernformat jetzt DAS Mittel der Wahl für eine erfolgreiche User-Adoption?

MacBook Pro near white open book

Wie wir alle mittlerweile aus Erfahrung wissen, bedarf es für die Akzeptanz und erfolgreiche Nutzung einer neuen Software in einer Organisation weitaus mehr als ihrer bloßen Bereitstellung. Neben der Kommunikation sind die Begleitung und Befähigung der Mitarbeiter zentrale Erfolgsfaktoren für eine gelungene Adoption eben genau dieser (neuen) Technologien. Dafür haben wir bei der GIS ein auf individuelle Bedürfnisse anpassbares Workplace-Learning-Angebot geschnürt. Dieses Paket haben wir mit dem In-App-Learning-Tool AppNavi um eine innovative Art der Mitarbeiterbefähigung ergänzt. Wie der Begriff bereits vermuten lässt, lernt der Nutzer beim In-App-Learning direkt in der entsprechenden Live-Anwendung, in der er sich gerade bewegt – und damit genau an der Stelle, wo der Bedarf entsteht.

Eine andere Art des Lernens

Gängige eLearning-Formate sind bislang darauf angewiesen, dass sie dem Nutzer in einer dafür vorgesehenen Umgebung zugänglich gemacht werden, z.B. in einem Learning-Management-System oder SharePoint. Für den Nutzer beinhaltet das die Möglichkeit, sich Wissen losgelöst von der thematisierten Anwendung anzueignen und wir würden sagen „auf Vorrat zu lernen“. Es ist ihm somit möglich, breit gefächerte Informationen zu konsumieren und Inhalte, Kontexte sowie tiefergehendes Hintergrundwissen vermittelt zu bekommen. Um das Erlernte dann aber selbst anwenden zu können, ist der Absprung in die thematisierte Anwendung notwendig. Lernen und Ausprobieren, also das Erlernen und Erledigen der Tätigkeit, werden somit „räumlich getrennt“ – sie finden in unterschiedlichen Umgebungen statt.

Beim In-App-Learning ist das anders. Hier fallen Lernen und Ausprobieren unmittelbar zusammen. Der Nutzer bekommt direkt in der Live-Anwendung komprimierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen (Routen) zum Erlernen seiner Tätigkeit, während er sie erledigt. Die Wissensaneignung erfolgt nicht mehr auf Vorrat, sondern prozessorientiert.

Wie kann ich mir In-App-Learning mit AppNavi vorstellen?

Im In-App-Learning-Tool AppNavi werden die Routen in einem Routenplaner (1-links) erstellt und können dann über einen Avatar (1-rechts) per Klick auf die gewünschte Route abrufbar gemacht werden.

 (1-links) Erstellung der Routen in einem Routenplaner;
(1-rechts) Abruf über einen Avatar per Klick auf die gewünschte Route

Auf diese Weise lassen sich sowohl einfache als auch komplizierte Use Cases mit Routen abbilden und für den Nutzer erlebbar machen. Angelegte Routen können dabei auf Wunsch zu Lernkollektionen (2) zusammengefasst werden, um sie thematisch zu sortieren. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, wichtige Informationen für die Nutzer (wie bspw. die Verfügbarkeit einer neuen Route oder Lernkollektion) über News oder Announcements bekannt zu machen, ohne die AppNavi-Umgebung zu verlassen.

(1) Erstellung der Routen in einem Routenplaner (2) Lernlektionen

Wofür kann ich In-App-Learning mit AppNavi gebrauchen?

Die Einsatzgebiete von AppNavi sind absolut vielfältig. Nun braucht nicht jeder verschwindend geringe Anwendungsfall, der womöglich noch selbsterklärend ist und nur aus zwei Klicks besteht, in einer Route umgesetzt zu werden. Dafür wäre der Aufwand vermutlich höher als der Nutzen.

Für z.B. die Einführung allgemeiner Collaboration-Tools mit hohen Nutzerzahlen und der Notwendigkeit eines veränderten Mindsets der Mitarbeiter aber kann AppNavi große Unterstützung leisten. Die Zusammenarbeit mit KollegInnen über Plattformen wie die von Microsoft 365 ist nur dann erfolgreich, wenn der einzelne Nutzer die Funktionen der Systeme kennt und im Arbeitsalltag einsetzt. Mit der Umsetzung gängiger Anwendungsfälle in den Routen wird der Nutzer genau an diese Vorzüge herangeführt. Er verinnerlicht sie während der Plattformnutzung. Auch in anderen (kleineren) Systemen mit komplizierten oder seltenen Anwendungsfällen profitieren Anwender durch In-App-Learning. Diese Systeme umfassen spezielle Experten-, aber genauso Administrative-Tools wie beispielsweise HR-Systeme. Deren Nutzung ist häufig mit komplexen Vorgängen verbunden. Gerade selten durchgeführte Arbeitsvorgänge werden vom Nutzer häufig nicht vollständig erinnert, sind mühsam und zeitraubend in der Durchführung. An dieser Stelle hilft AppNavi, indem es den Nutzer wie ein Navigationsgerät Schritt-für-Schritt durch den Prozess geleitet und auf alle zu treffenden Eingaben hinweist.

Ist In-App-Learning jetzt DAS Mittel der Wahl für eine erfolgreiche User-Adoption?

Nach unserem Ansatz ist In-App-Learning sicher nicht der einzige Weg zum Erfolg und somit auch nicht DAS EINZIGE Mittel der Wahl. Vielmehr betrachten wir es als eine sinnvolle Ergänzung zu anderen Learning-Angeboten, das vor allem in Kombination mit diesen sein Potenzial entfaltet. Es gilt als ein weiteres, innovatives Format auf dem Weg zum Ziel der Mitarbeiterbefähigung.

Wie sind Ihre persönlichen Erfahrungen im Adoption-Umfeld und welche Learning-Angebote haben bei Ihnen gut oder am besten funktioniert? Erzählen Sie uns in den Kommentaren gerne mehr darüber und ob Sie schon selbst Erfahrungen mit In-App-Learning gesammelt haben.

Gastbeitrag: Sophie Bendler

Bereits während meines Studiums der „Angewandten Medien- und Kommunikationswissenschaft“ an der TU Ilmenau habe ich meine Begeisterung für die nachhaltige Einführung neuer Technologien in Unternehmen entdeckt. Der Erfolg dieser Innovationen ist maßgeblich durch eine gelungene Kommunikation sowie durch die Begleitung und Befähigung von Mitarbeitern geprägt. Eine Studienausrichtung mit Fokus auf die Bereiche Wissensmanagement und digitale Kommunikation in Organisationen lag somit für mich quasi auf der Hand und hat mich erste Expertise und Erfahrungen gelehrt. Gemündet hat dies in einer Abschlussarbeit zum Thema Akzeptanz von Social Software und deren Einführungsmaßnahmen. Seit Oktober 2019 darf ich nun als Mitglied des GIS Consulting-Teams im Bereich Adoption und Change Management aus dieser entdeckten Begeisterung auch einen Beruf machen.