Teil 1: Der digitale Arbeitsplatz als Erfolgsfaktor für New Work

Dieser Blogbeitrag ist der Auftakt einer Serie von 6 Teilen über praxiserprobtes Vorgehen, Methoden und Werkzeuge bei der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes 4 New Work. Die Beiträge ranken sich rund um die Vision und Strategie, um Anwendungsfälle, die benötigte Organisationsformen zur Umsetzung des Vorhabens, Technologien und Maßnahmen, die den Nutzer auf der Reise der Veränderung begleiten. Dieser Artikel gibt einen ersten Überblick über die Themengebiete. (Teil 1 der Serie)

Ohne den Digital Workplace 4 New Work (DWP4NW) ist in der heutigen Zeit eine Umsetzung des New Work Gedanken nicht möglich.

Der Digital Workplace

  1. ermöglicht die Flexibilisierung bei der Wahl des Arbeitsortes sei es in der Firma, im Home-Office, unterwegs als Kraftfahrer oder im technischen Außendienst oder als Vertriebler.
  2. unterstützt den Wunsch nach Individualität durch eine auf die Bedürfnisse des Nutzers zugeschnittene personalisierte Informationen und moderne Arbeitsmittel für die Zusammenarbeit.
  3. steigert die Vernetzung von Experten und Projektteams über Zeit und organisatorische Grenzen hinaus forciert die globale Zusammenarbeit mit Kollegen, Partnern und Kunden.
  4.  eröffnet durch künstliche Intelligenz neue Möglichkeiten den Nutzer bei der täglichen Arbeit zu unterstützen und innovative Werkzeuge bereitzustellen.

Die Aufzählung könnte man noch fortführen und wer weiß welche Neuerungen in den nächsten Jahren zusätzliche Möglichkeiten zur Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes bieten.

Folgende Infografik zeigt einen Überblick über die zu beachtenden Themenfelder bei der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes und soll für diese Serie als Orientierung und Einordnung der Themen dienen.

Wenn der Arbeitsplatz 4.0 langfristig erfolgreich sein soll, muss unser Handeln auf stetige Veränderung ausgerichtet sein.

Die Konstante ist die stetige Veränderung

Daraus folgt schon, das die Einführung des DWP4NW keine Einmalaktion ist, sondern eine kontinuierliche Maßnahme aller Organisationseinheiten, die vorausschauend aufgesetzt und proaktiv gesteuert werden muss.

Kaum sind die Management Vorgaben in Richtung Arbeit 4.0, Internationalisierung, Flexibilisierung, Agilität usw. gemacht, kommt die Frage nach der Umsetzung. Dieser Herausforderung stellen sich gerade viele Unternehmen und suchen nach Ansätzen und Lösungswegen.

Dieser Blogbeitrag soll der Auftakt einer Serie rund um praxiserprobtes Vorgehen, Methoden und Werkzeugen bei der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes im Kontext New Work sein.

Motivation für diese Serie

Ich bin nun schon Jahrzehnte im Kontext digitaler Arbeitsplätze als Manager und Berater unterwegs und erlebe derzeit eine Beschleunigung durch Technologie und Kulturwandel, die jede Organisation vor herausfordernde Aufgaben bei der Umsetzung stellt.

Bei den Recherchen rund um die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes findet man häufig Strategieansätze, High-Level Beschreibungen sowie Ausarbeitungen zu Teilaspekten. Zentrale Sammlungen von praktischen Ansätzen und Materialien konkreter Umsetzungen, die eine gesamtheitliche Sicht reflektieren, habe ich nicht gefunden.

Deshalb möchte ich meine Erfahrungen und Überlegungen auf dieser Plattform teilen und eine Diskussion rund um praxiserprobte Methoden und Werkzeuge anstoßen. Anfangend von einem Strukturierungsansatz zur Verortung der Themen (siehe Infografik) bis hin zu Berichten über ganz konkrete Ansätze aus der Praxis soll sich nach und nach der Bereich füllen.

Fokus und Abgrenzung

Eine Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes wird nur dann erfolgreich, wenn das gesamte Unternehmen den Veränderungsprozess mitgestaltet. Deshalb ist es wichtig die geeigneten organisatorischen Strukturen und Rahmenbedingungen zu schaffen.

Im Zentrum der Überlegungen sollte immer der Mitarbeiter(-in) bei der digitalen Transformation stehen. Dies fängt bei den Bedürfnissen an und durch geeignete Change-Maßnahmen muss der Mitarbeiter(-in) zu einem aktiven Mitglied der Transformation gemacht werden.

Interdisziplinäre und organisationsübergreifende Ansätze funktionieren wenn alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, ähnliche Werte verfolgen und eine hohe Transparenz der Aufgaben erzeugt wird.
Hierzu wird eine Vision und Strategie für das Vorhaben, sowie eine klare inhaltliche Vorstellung von dem was in welchen Schritten erreicht werden soll, entwickelt.

Mein Fokus liegt auf Aspekten bei der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes und der Beantwortung der folgenden zentralen Fragestellungen:

  1. Welches Ziel verfolgen wir und was soll der DWP4NW beinhalten? (Vision, Strategie und Business Cases)
  2. Welche Programm-, bzw. Projekt-Organisation brauche ich für eine nachhaltige Entwicklung? (Organisation)
  3. Wie nutze ich den technologischen Fortschritt? (Technologie)
  4. Wie nehme ich den Nutzer auf die Reise mit? (Mitarbeiter(-in) Change Begleitung)
  5. Wie kann ich den Erfolg messen und proaktiv steuern? (Erfolgsmessung und KPIs)

Andere New Work Themengebiete wie die Neugestaltung von Arbeitsverträgen, Entlohnungsmodellen, die Behandlung von Arbeitsplatz-Ergonomie, usw. sehe ich unter dem Aspekt Schaffung von Rahmenbedingungen. Hier haben die HR-Abteilungen der Unternehmen viel Erfahrung und ich werde hierauf nicht weiter eingehen.

Aller Anfang will gut durchdacht sein!

Egal ob sie von der Neugestaltung des Intranets starten oder ein grundsätzliches Programm zur Veränderung der Arbeitsweisen und Kultur anstreben, werden sie einzelne Bausteine finden, die es Ihnen ermöglichen ihr Vorhaben voranzubringen. Die Unternehmensgröße ist aus meiner Sicht nicht das primäre Kriterium. Ob und welche Bausteine bei Ihnen zum Einsatz kommen werden, hängt einfach von Ihrem Vorhaben, den beteiligten Bereichen sowie den Change Anforderungen ab.

Jeder Baustein kann in rudimentärer Form genutzt werden z.B. entsteht nur eine Kostenübersicht aus einer Expertenschätzung von 5 Kategorien oder wenn benötigt eine genau aufgeschlüsselte Kostenbetrachtung einer Microsoft O365 Einführung von Projekt-, Betriebs- bis zu Softwarekosten.

Ein Schlüssel zum Erfolg liegt im Tailoring-Schritt, der am Anfang jeder Phase durchgeführt wird, um die passenden Methoden und Werkzeuge und deren Ausprägung für die Umsetzungsphasen auswählt. Somit wird sichergestellt, dass es zur Größe des Vorhabens passt und die Bedürfnisse sowie Unternehmenskultur berücksichtigt.

Der Gesamtrahmen siehe Infografik kann als Referenz für eine schnelle Vollständigkeits-Prüfung genutzt werden und als Struktur zur Dokumentation der Entscheidungen und Ergebnisse dienen.

Der herausforderndste Teil bei der digitalen Transformation ist die Veränderung der Kultur und Arbeitsweisen langfristig zu etablieren. Hierbei hilft die Vision und Strategie, eine passende Organisation, innovative Technologien und ein begleitendes Change-Programm.

New Work und der intelligente digitale Arbeitsplatz

New Work steht für die Arbeitswelt der Zukunft und hierbei spielen Begriffe wie die digitale Transformation und Arbeitswelten 4.0 eine zentrale Rolle. Seit den 70iger Jahren als die Bewegung New Work rund um Frithjof Bergmann entstand, haben sich die technologischen Möglichkeiten, die Kulturen und auch die persönlichen Vorstellungen von Arbeit rasant weiterentwickelt.

Die Entfaltung der Persönlichkeit, die Selbstbestimmtheit, Freiheit und eine weltweit vernetzte Gemeinschaft werden gerade von den jungen Generationen vorgelebt und in die Arbeitswelt getragen.

Und was hat die Bewegung mit der heutigen Wirklichkeit zu tun?
Ganz einfach – Sie wird endlich umsetzbar!

Erwartung und Einstellung zur Arbeit ändert sich. Hierarchien verschwinden, internationale Teamarbeit rückt mehr und mehr in den Fokus. Werte wie Selbständigkeit, Freiheit und Individualität haben großen Einfluss auf die Arbeitnehmer.

Die individuelle Gestaltung der Arbeit sowie der Ort, an dem ich arbeite kann heutzutage für viele Arbeiten hochgradig individuell und flexibel gestaltet werden.
Möglich macht dies eine Technologisierung und Digitalisierung. Hierbei rückt der intelligente digitale Arbeitsplatz in den Mittelpunkt bei der Gestaltung von New Work.

Intelligent, weil er die heutigen und zukünftigen technologischen Möglichkeiten wie z.B. Künstliche Intelligenz nutzt, um dem Mitarbeiter ein neues Erlebnis bei der Arbeitsgestaltung bietet bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung durch eine hohe Automatisierung der Abläufe.

Doch die spannende Frage bleibt:
„Wie etabliere ich einen Digital Workplace 4 New Work jetzt und für die Zukunft?“

Genau dieser Fragestellung gehe in dieser Betragsserie (Teil 1-Teil 6) und weiteren Blogeinträgen nach.

Mit dem ganzheitlichen Blick in die Zukunft

In meiner langjährigen Management- und Beratertätigkeit habe ich sehr gute Erfahrungen gemacht komplexe Sachverhalte in kleinere Einheiten zu zerlegen und über eine übergreifende Struktur Orientierung und Sicherheit zu geben. Ebenfalls eignet sich die Struktur sehr gut für die Kommunikation auf allen Unternehmensebenen.

In der Grafik sieht man die vier zentralen Themenkomplexe sowie den Life Cycle

  • Vision, Strategie und Business Cases
  • Organisation
  • Technik
  • Mitarbeiter(-in) Change Begleitung

Abgerundet werden die Themen von den mehr überspannenden Fragestellungen

  • Entwicklung von Mindset & Prinzipien
  • Erfolgsmessung zur proaktiven Steuerung

Kontinuierliche Verbesserung durch proaktive Steuerung und Erfolgsmessung

Die Etablierung des digitalen Arbeitsplatzes ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess und muss sich ständig den Veränderungen des Marktes und Möglichkeiten anpassen. Da Bedeutung und Anwendungsfelder eines digitalen Arbeitsplatzes immer weiter zunehmen, empfehle ich das Denken und Schaffen von „Digital Workplace“-Fähigkeiten in Kombination mit einer Business Case bezogenen Einführung und Optimierung zu denken.

Dies ermöglicht ein agiles Vorgehen, einen schnellen Start sowie das Arbeiten in effektiven kleinen Teams. Anders gesagt: „Zerlegen sie den Tanker in Schnellboote und starten durch“.

Der Ansatz, wie man ihn häufig bei Intranets antrifft, alle 3-5 Jahre einen Relaunch mit der Überarbeitung des Design und Struktur durchzuführen, halte ich für sehr kostentreibend und der Zeit der schnellen Veränderung nicht mehr angemessen.

Möchte ich den Vorteil der Schnellboote nutzen, fehlt aber noch ein entscheidender Faktor. Die Schnellboote brauchen zeitnahes fachliches Feedback für eine kontinuierliche Verbesserung. Eine durch KPI gestützte Erfolgsmessung, die Business Case bezogen ist und den Fachbereichen Input für Verbesserungen liefert ist hier ein zentraler Baustein.

Dies bedeutet zwar eine Anfangsinvestition in die Analyse Funktionen ist auf eine mittel- bis langfristige Zeit aber die kostengünstigere und effektivere Variante, die das agile team-orientierte Vorgehen stützt.

Die Steuerung erfolgt durch einen Kreislauf aus Anforderungsüberprüfung, die Planung incl. Kosten/Nutzen Betrachtung, Implementierung und Rollout bzw. Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes gewährleistet werden.

Interesse geweckt? Dann lesen sie folgende Teile, die die einzelnen Themenkomplexe näher beleuchten.

Teil 2: Vision, Strategie und Business Cases als Masterplan zum New Work Arbeitsplatz
Teil 3: Analytics beim digitalen Arbeitsplatz ermöglicht die proaktive Gestaltung des Erfolges
Teil 4: New Work Programm, Projekt, agil oder klassisch – Was soll ich tun?
Teil 5: Neue Technologien Fluch und Segen in New Work! (demnächst)
Teil 6: Nur wer den Mitarbeiter auf der digitalen Reise mitnimmt wird Erfolg haben

Wolfgang Raestrup
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Wolfgang Raestrup

Managing Consultant bei GIS AG
Der nutzenstiftende „Digitale Arbeitsplatz“ ist meine Passion. In langjähriger Tätigkeit als Manager und Berater arbeite ich mit meinen Kunden an der Symbiose von Mensch und Technik. Hierbei begeistern mich innovative Technologien und Konzepte, die für Unternehmen und Mitarbeiter Mehrwerte schaffen.
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