Hybrid Office – Wie kommen wir wieder ins Büro?

Wie geht man mit den Nachwirkungen des Lockdowns um, wie bringe ich mein Team wieder ins Büro und noch viel wichtiger, warum überhaupt? Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie Marcus Schneider als Führungskraft bei der GIS AG mit der Situation nach dem Lockdown umgeht, um den Zusammenhalt des Teams zu pflegen.

Warum zurück ins Büro?

Warum überhaupt die Frage, wie wir wieder ins Büro kommen? Ist der Trend nicht gerade „Homeoffice Forever“? Haben wir nicht während des Corona-Lockdowns endlich gelernt, im Homeoffice zu arbeiten und wollen das jetzt in unseren Arbeitsalltag einbauen? Machen Firmen wie Twitter & Co. nicht Schlagzeilen damit, dass sie ihren Mitarbeitern dauerhaft Homeoffice ermöglichen?

Um zunächst mit einem Mythos aufzuräumen: Nach genauerer Recherche stelle ich fest, dass bei diesen prominent in der Öffentlichkeit stehenden Aussagen Homeoffice weder dauerhaft für alle Mitarbeiter noch für Vollzeit vorgesehen ist.2,3 Vielleicht sind diese Meldungen zum Teil also auch eine intelligente PR-Kampagne.

Wenn ich einmal reflektiere, was in meiner Firma im Homeoffice gut funktioniert, so betrifft dies vor allem die Abarbeitung von Aufgaben, für die wenig Teamarbeit gefordert ist, und für die es einer hohen Konzentration bedarf. Vorausgesetzt im Homeoffice steht ein ruhiger, dedizierter Arbeitsplatz zur Verfügung, können diese Aufgaben dort vielleicht sogar besser bearbeitet werden als im Büro. Auch die Teamarbeit mit ohnehin verteilt arbeitenden Teams funktioniert weiterhin gut.

Auf der anderen Seite wirkt sich das ausschließliche Arbeiten aus dem Homeoffice teilweise negativ auf die Kreativarbeit und den Teamzusammenhalt aus. Für die geplante Kreativarbeit lässt sich dieser Effekt mit geeigneten Tools, wie dem Webconferencing oder dem digitalen Whiteboard in Microsoft Teams, abmildern. Der informelle Austausch und damit verbundene Zufallserkenntnisse (sog. Serendipity-Effekte)4 bleiben jedoch stärker auf der Strecke und lassen sich nur z.T. über Social-Network-Anwendungen, wie Yammer oder MS Teams, abbilden. Genauso ist die persönliche Bindung zum Unternehmen, zum Team oder zum Kunden trotz aller Tools remote nur sehr begrenzt zu erreichen. Führungsarbeit, Change oder kritische Mitarbeitergespräche lassen sich so nur sehr schwer umsetzen.

Aus dieser Reflektion folgt, dass sich eine gewisse Anwesenheit im Büro gut auf die Mitarbeiter und das Unternehmen auswirkt, genauso wie ein gewisser Anteil an Homeoffice förderlich ist. Auf die Mischung kommt es an.

Die Tücken des Homeoffice

Andere Unternehmen machen aktuell ihre ersten Erfahrungen mit dem Homeoffice. Zum ersten Mal erfahren Mitarbeiter, was es bedeutet, nicht mehr in das gewohnte, soziale Arbeitsumfeld eingebunden zu sein. Genauso verändert sich die Struktur Ihres Arbeitsalltages. Oft geht dabei das Gefühl für die Zusammenhänge verloren.5

Ob Homeoffice gelingt, hängt auch stark von den individuellen Verhältnissen der Mitarbeiter ab.6 Steht ein ruhiger, dedizierter Arbeitsplatz zur Verfügung? Können Mitarbeiter Berufliches und Privates trennen, obwohl Beides in denselben Räumlichkeiten stattfindet?

In meiner Firma haben wir die Zeit des Lockdowns gut überstanden, in dem wir regelmäßig virtuelle Teammeetings, z.T. auch virtuelle Pausen, veranstaltet haben. Die Führungskräfte haben sich bewusst und regelmäßig mit den Mitarbeitern zu Feedbackrunden verabredet, auch ohne konkreten Bedarf. Eine vollständige Zeiterfassung, trotz Vertrauensarbeitszeit, gibt den Mitarbeitern einen Rahmen und zeigt auf, wann die berufliche Zeit ein Ende haben sollte.

Büro-Nutzung unmittelbar nach Corona

Insgesamt haben wir diese Phase gut überstanden, da wir bereits vor dem Corona-Lockdown eine starke Homeoffice-Kultur und Erfahrung im Umgang mit dieser hatten. Die Mitarbeiter haben vor Corona im Schnitt jeweils zwei bis drei Tage im Büro und im Homeoffice gearbeitet. Im Lockdown ist der Homeoffice-Anteil auf 100% gestiegen, im Mai 2020 haben wir die Büros wieder geöffnet – allerdings zunächst mit einer deutlich geringeren Nutzung als vor dem Lockdown.

Warum ist das so? Ein Aspekt ist vielleicht die Angst vor der Corona-Krankheit.7 Ein anderer Grund könnte sein, dass die im Lockdown eingeübten Verhaltensmuster nun nachhalten.

Angst ist auf Dauer kein guter Begleiter für eine Unternehmung. Zunächst ist der Arbeitgeber also gefragt, entsprechende Hygienekonzepte mit Mindestabständen und Hygieneregeln umzusetzen und damit eine sichere Arbeitsumgebung zu schaffen. Möglicherweise geht der Nutzen dieser Konzepte über den tatsächlichen medizinischen Nutzen hinaus und stellt somit gleichzeitig eine Angstbewältigungsstrategie dar.

Wie kommen wir zurück ins Büro?

Nachdem die Voraussetzungen für das Aufnehmen der Büroarbeit geschaffen wurden, war es an der Zeit, mit den Kollegen zu reflektieren und zu schauen, was in der Zeit des Lockdowns gut lief, was davor besser lief und wie wir zukünftig arbeiten wollen.

Aus dieser Reflektion mit vielen Mitarbeitern sind die eingangs bereits vorgestellten Erkenntnisse entstanden: Das Büro wird auch zukünftig gebraucht, vor allem um Kollegen und Kunden persönlich zu treffen, um kreativ zu arbeiten und um gemeinsam richtungsweisende Entscheidungen zu treffen. Konzentrationsarbeit ist aber bei vielen Kollegen im Homeoffice besser aufgehoben. Außerdem unterstützt das planbare Arbeiten im Homeoffice Mitarbeiter dabei, die Betreuung von Kindern oder die Pflege von Angehörigen besser zu organisieren.

Nun galt es, diese Erkenntnisse aus Einzel- und Teamgesprächen auf Unternehmensebene zu konsolidieren und zu einer gemeinsamen Entscheidung zu kommen. Dazu haben wir drei verschiedene Szenarien entwickelt, wie wir künftig arbeiten könnten. Eine teilstrukturierte Umfrage unter allen Mitarbeitern zu dem Thema brachte weitere interessante Erkenntnisse.

Am Ende entschieden sich die Mitarbeiter für die Fortsetzung des hybriden Szenarios mit flexiblen Homeoffice- und Präsenzanteilen. Aber die Entscheidung das Büro weiter zu nutzen, wurde hierdurch nun eben gemeinsam getroffen.

Die nächsten Schritte sind nun, die Büros noch stärker zu Begegnungsstätten umzubauen, in denen es aber auch Rückzugsmöglichkeiten für Konzentrationsarbeit geben soll. Darüber hinaus hat es sich als vorteilhaft herausgestellt, gelegentliche Präsenzveranstaltungen einzuführen und so bewusst für eine Begegnung der Mitarbeiter zu sorgen.

In dem Sinne kann ich auch nur empfehlen, Veranstaltungen wie die Weihnachtsfeier nicht ausfallen zu lassen, sondern lieber in verändertem Rahmen durchzuführen – wir werden es in Form einer Wanderung tun.

1 Tagesschau: Auch nach Corona-Krise – Twitter erlaubt Homeoffice „für immer“ (13.05.2020), URL: https://www.tagesschau.de/wirtschaft/twitter-homeoffice-101.html (Stand: 22.10.2020).

2 t3n: Coronaeffekt – Twitter erlaubt Homeoffice auf Dauer (15.05.2020), URL: https://t3n.de/news/coronaeffekt-twitter-erlaubt-1279381/ (Stand: 22.10.2020).

3 t3n: Microsoft-Chef warnt vor Dauer-Homeoffice (21.05.2020), URL: https://t3n.de/news/microsoft-chef-warnt-1281879/ (Stand: 22.10.2020).

4 FAZ: ZEIT OHNE BEGEGNUNGEN – Wie Corona uns den Zufall raubt (04.10.2020), URL: https://www.faz.net/aktuell/wirtschaft/fehlende-serendipitaet-wie-corona-uns-den-zufall-raubt-16984051.html (Stand: 22.10.2020).

5 Spiegel: Arbeit nach Corona „Eine rein digitale Welt wird auf Dauer nicht funktionieren“ (04.09.2020), URL: https://www.spiegel.de/karriere/stephan-gruenewald-eine-rein-digitale-welt-wird-auf-dauer-nicht-funktionieren-a-7d53bad8-c7bb-418a-b187-c3b8d4bb8838?utm_source=pocket-newtab-global-de-DE (Stand: 22.10.2020).

6 Fraunhofer fit: Fraunhofer-Umfrage »Homeoffice«: Erste Ergebnisse (07. Mai 2020), URL: https://www.fit.fraunhofer.de/de/presse/20-05-07_fraunhofer-umfrage-homeoffice-erste-ergebnisse.html (Stand: 22.10.2020).

7 Faktor Magazin: Was wir der Angst verdanken (13. Juli 2020), URL: https://www.faktor-magazin.de/was-wir-der-angst-verdanken/ (Stand: 22.10.2020).

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