Microsoft 365 – Best Practices für Ihren Digital Workplace!

Vor kurzem fand unser Virtual World Café auf der ScaleUp 360° Virtual Workplace Evolution der we.CONECT Global Leaders GmbH statt. Carsten Schulz, Solution Collaboration Director, und Dennis Winkelmann, System Architekt, von der GIS AG diskutierten mit Anwenderunternehmen Best Practices für die Weiterentwicklung des Microsoft 365 Digital Workplace. Hier erfahren Sie alle wichtigen Fakten in Kürze zusammengefasst.

Die Ausgangssituation

In vielen Unternehmen fand in den letzten Monaten eine blitzschnelle Einführung von Microsoft 365 statt. Viele Mitarbeiter können sich auf die Schulter klopfen, denn Sie haben aufgrund der Umstände innerhalb kürzester Zeit Microsoft 365 als Plattform für Ihre virtuelle Zusammenarbeit erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementiert. So wurde quasi über Nacht das Geschäft in Zeiten von Corona am Laufen gehalten.

Soweit so gut – allerdings ist auch klar, dass durch die Geschwindigkeit viele Schritte bei der Einführung übersprungen wurden oder ungeklärt blieben. So ist es gut möglich, dass Unternehmen bei weitem nicht alle Microsoft 365 Funktionen nutzen und damit viel Potential (ROI) verschenken. Meist fällt dies erst nach einigen Monaten auf, die die Mitarbeiter bereits mit den Microsoft Tools arbeiten. Jetzt gilt es das nachzuholen, was auf der Strecke blieb und die Weiterentwicklung des Microsoft 365 Digital Workplace zu planen.

Dieses Thema diskutierten wir innerhalb unseres Virtual World Cafés mit anderen Anwenderunternehmen. Zu den Teilnehmern gehörten zum Großteil Mitarbeiter aus Unternehmen, die Microsoft 365 bereits seit über zwei Jahren nutzen. Einen kompletten Governance Prozess, der auch den Evergreen-Ansatz von Microsoft 365 berücksichtigt, hatten sie jedoch noch nicht definiert. Das zeigt, dass dieser Bereich zu einer noch zu bewältigenden Herausforderung für die Unternehmen zählt.

Das Spannungsfeld der Microsoft 365 Governance

Unser Verständnis der Cloud Governance:

Bestimmte Faktoren beeinflussen den Prozess der Cloud Governance. Dazu gehören Use Cases Analyse, Stakeholder, die Governance als Prozess und die User Adoption. Mithilfe von Use Case Analysen findet man heraus, wie ein neues Feature dem Kunden weiterhelfen kann. Stellen Sie sich zur Verbildlichung einen Transkriptionsservice vor, der das Anzeigen von Untertiteln beim Abspielen eines Videos ermöglicht. Dies kann für fremdsprachige Mitarbeiter sinnvoll sein, aber auch für gleichsprachige, wenn der Sprecher des Videos zum Beispiel mit einem starken Dialekt spricht. Der Sprecher wird durch den Transkriptionsservice also für alle Mitarbeiter verständlich. So wird mithilfe solcher Use Cases der Mehrwert eines Features herauskristallisiert und verdeutlicht, wo ein bestimmtes Tool seinen Einsatz finden kann.

Ein weiteres sehr verbreiteter Use Case ist die Zusammenarbeit mit externen Personen. Hierbei ist festzulegen, welche externen Personen auf die internen Systeme zugreifen dürfen und welche Informationen dabei betrachtet werden dürfen. Es gibt dabei viele Ausprägungen, wie zum Beispiel, ob nur Personen von dedizierten Unternehmen dazu in der Lage sein sollen oder aber beliebige eingeladen werden können. Dies muss im Use Case mit den Nutzeranforderungen definiert und mit den Richtlinien (Compliance, Datenschutz etc.) des Unternehmens abgeglichen werden.

Drei Punkte werden von diesem ersten Punkt beeinflusst: Der digitale Arbeitsplatz, die organisatorischen Rahmenbedingungen und die Individualentwicklungen. Diese Bereiche werden im Rahmen der Cloud Governance von Leitlinien und einem iterativen Prozess, wie der Qualitätssicherung, umfasst.

Betrachten wir den digitalen Arbeitsplatz, fallen die dazugehörigen Werkzeuge, die Provisionierung der Arbeitsräume oder das Intranet darunter. Zu den Werkzeugen gehören Microsoft 365 Tools, wie SharePoint oder Teams mit deren Einstellungen. Zur Verbildlichung führe ich erneuert das Beispiel einer externen Person an, der mit in einem Werkzeug eingebunden werden soll. Hier kann eingestellt werden, welche Berechtigungen diese Person innerhalb des Tools bekommt, um eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Dieser Betrieb der Microsoft 365 Werkzeuge ist mit den Unternehmensrichtlinien in Einklang zu bringen. Denn diese Einstellungen haben direkte Auswirkungen auf die organisatorischen Rahmenbedingungen der Unternehmensarbeit, also die Betriebsvereinbarungen, DSVGO oder der Compliance. So ist erst, wenn die Tools korrekt eingestellt sind, die Sicherheit des Unternehmens gewährleistet.

Der letzte hier aufgezeigte Punkt, ist die Individualentwicklung. Diese umfasst Themen wie den Staging-Prozess bis zur DevOps. Wenn die Standardwerkzeuge von Microsoft 365 in ihrer Funktionalität nicht mehr für die Unternehmensanforderungen ausreichen, müssen Erweiterungen durch Individualentwicklung geschaffen werden. Natürlich braucht auch dieser Bereich eine entsprechende Cloud Governace, um sicherzustellen, dass die organisatorischen Rahmenbedingungen eingehalten werden. Für die Entwicklung durchläuft ein System grundsätzlich einen Staging-Prozess: Ein System wird entwickelt, getestet, live geschaltet, Fehler werden ausgemerzt und der Prozess beginnt von vorne. Heute bieten zum Beispiel Microsoft Power Apps diesen Staging-Prozess, sodass es für unternehmenskritische Anwendungen nicht genutzt wird. Das bedeutet, dass sich diese Low-Code-Entwicklungen für kleinere Unternehmensanforderungen eignen, jedoch weniger für unternehmenskritische Anwendungen.

Der Umgang mit dem Evergreen Ansatz einer Cloud

Der Evergreen Ansatz bedeutet, dass neue Funktionen nicht mehr in Abständen in einem großen Paket ausgeliefert werden, sondern über die Cloud in vielen kleinen Services zeitnah bereitgestellt werden. Dies bedeutet, dass ein Unternehmen nur wenig Möglichkeiten hat, zu bestimmen, wann eine Funktion zu Verfügung gestellt wird. Der Evergreen Ansatz stellt für die Unternehmen daher nicht ausschließlich eine Bereicherung dar, wenn Funktionen schneller zur Verfügung stehen. Er bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Ein Verlust der Kontrolle oder ein Mangel an geplanter Einführung sind typische Herausforderungen, mit denen sich die IT-Abteilung nach der Einführung von Microsoft 365 auseinandersetzen muss, um dem Betrieb sowie die Infrastruktur von Microsoft 365 aufrecht zu erhalten und auszubauen. Ein Beispiel hierfür: Durch den Evergreen-Ansatz werden neue Funktionen im System freigeschaltet und plötzlich landen Meldungen in der IT, die dort nicht erwartet werden. Genauso können Funktionen für Nutzer freigeschaltet sein, die die Berechtigungen nicht haben sollten. Spätestens dann merken die Unternehmen, dass sie die Governance nicht korrekt abgebildet haben und suchen nach Lösungen.

Während unserer Diskussion haben sich für die Mitarbeiter klare Herausforderungen bezüglich des digitalen Arbeitsplatzes und den organisatorischen Rahmenbedingungen durch den Evergreen-Ansatz von Microsoft 365 herauskristallisiert.

Hier spielt der zeitliche Aspekt eine große Rolle. Viele Unternehmen arbeiten aus einem Projektansatz heraus. Das bedeutet, dass ca. alle zwei Jahre ein Update im Unternehmen veröffentlicht wird, in dem alle in der Zeit angelaufenen Updates implementiert werden. Dieser Prozess kann geplant und Mitarbeiter können im Vorfeld informiert werden. Was nun durch den Evergreen-Ansatz bei Microsoft 365 jedoch passiert, ist das Veröffentlichen von Updates in Service-Geschwindigkeit, es werden also in kurzen Abständen ständig neue Services bereitgestellt. Den Unternehmen wird also die Kontrolle darüber genommen, zu entscheiden, wann sie Updates in Ihr Unternehmen implementieren. Nicht mehr die IT entscheidet, wann ein System umgestellt wird, sondern der Anbieter, sprich Microsoft. So kommt in der IT-Abteilung zwar das Gefühl auf, die Kontrolle noch zu haben, dies entspricht jedoch oft nicht der Wahrheit. Der Projektansatz vieler Unternehmen ist nicht auf diesen service-orientierten Ansatz abgestimmt. Die Abbildung auf einen neuen Prozess fällt vielen schwer. Vorher wurde ein Projekt genau vorab geplant und budgetiert. In dem neuen Prozess muss dieses dauerhaft passieren, ohne immer alle Informationen schon in ausreichendem Masse zu haben. Auch die involvierten Stakeholder, wie z.B. eine Rechtsabteilung oder der Betriebsrat, werden in kurzen Zeitabständen bei Bedarf immer wieder involviert werden müssen.

Das gesamte Potential der Microsoft 365 Plattform ausschöpfen

Microsoft 365 bietet Unternehmen unzählige Möglichkeiten, ihre tägliche Arbeit zu erleichtern. Hier stellt sich die Frage, ob diese das gesamte Potential der Plattform nutzen und ob die Tools auch die Mitarbeiter erreichen. Dazu muss im Governance Prozess auch überlegt werden, wie die Kommunikation innerhalb des Prozesses aussehen soll. Wie erreichen die Informationen über neue Funktionen die Mitarbeiter? In welcher Form wird dies dem Anwender auch erläutert, so dass diese sie in Ihrer alltäglichen Arbeit schnell nutzen können.

Oft ist in den Unternehmen dabei auch nicht klar, wie die diversen Werkzeuge der M365 Plattform eingesetzt werden. Hier kann mit Basismitteln oft schon erste Erkenntnisse schnell gesammelt werden. Dafür bieten sich Systeme an, die die Nutzung der unterschiedlichen Dienste aufzeigen. Ein Beispiel ist das Standard Adoption Dashboard von Power BI.

Sie haben heute schon die Möglichkeit, zu sehen, wie viele Mitarbeiter ein Werkzeug einsetzen und können daraus Schlüsse für Ihr weiteres Vorgehen ziehen. Beispielsweise welche Werkzeuge für die Mitarbeiter noch unbekannt sind, sodass eine weitere Kommunikationsmaßnahmen Sinn machen können.

Insgesamt hat sich gezeigt, dass beim Thema Governance noch viele Herausforderungen für die Unternehmen stecken. Das Thema ist oft noch nicht vollständig verstanden und wird daher nur in Ansätzen angegangen.

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