Nicht noch ein Tool! Warum klappt es im Privaten, aber nicht im Unternehmen…?

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Die Einführung moderner Arbeitsweisen mit den dafür angeschafften Werkzeugen führt in Unternehmen meist in einen langwierigen Prozess mit niedrigen Nutzungsraten. Im Privaten allerdings werden immer mehr Werkzeuge eingesetzt, um sich mit anderen auszutauschen, sich zu koordinieren oder auch zu informieren. Warum fällt uns die Überführung vom Privaten in das Berufliche so schwer?

Genau diese Frage oder leicht abgewandelt höre ich sehr häufig in Unternehmen, wenn es um die Nutzung von Collaboration und Communication Werkzeugen (ausgenommen E-Mail) geht. Ein typischer Ausspruch ist: “Als wenn die Kollegen Ihr Gehirn beim Pförtner abgeben“. Die Nutzungsrate bleibt häufig niedrig und es dauert sehr lange, bevor nach den Enthusiasten auch die große Masse folgt. Ist das typisch so, und wenn ja, weshalb?

Ich habe mir von daher einmal die Frage gestellt, was denn im Privaten anders ist als bei der Nutzung im Unternehmen. Hier beziehe ich mich auf ähnliche Werkzeuge oder Funktionen, die privat sehr häufig genutzt werden, im Unternehmen aber nur schleppend oder sogar mit Widerstand. Typische Vertreter privat sind WhatsApp (Instant Messanging, Conversational Tools), Facebook/XING/LinkedIn/Instagram (Social Networks) und Dropbox/Box/GoogleDrive (zentrale Dokumentenablage). All diese Werkzeuge finden im Privaten regen Anklang und Nutzen, werden aber innerhalb einer Firma nur zögerlich angenommen.

Liegt es daran, dass es häufig nicht dieselben Werkzeuge sind, sondern nur ähnliche und sie von daher nicht verstanden werden? Von der Bedienbarkeit und vom Funktionsumfang sind diese aber sehr ähnlich und von daher glaube ich nicht, dass dies den wirklichen Grund darstellt.

Ich bin für mich auf fünf Thesen gekommen, die für mich als eine Erklärung dienen und auf die bei einer Einführung von solchen Werkzeugen geachtet werden sollte. Diese stellen keine vollständige Betrachtung dar, können aber helfen eine Einführung besser zu planen.

  • Nutzer sieht seinen Nutzen vs. Nutzer bekommt ein Werkzeug

    Im privaten Umfeld wird ein Werkzeug nicht eingesetzt, weil ein Werkzeug da ist, sondern weil ich selbst damit etwas erreichen möchte. Ich habe also ein konkretes Anliegen und versuche es mit dem Werkzeug umzusetzen.
    Im Unternehmen wird leider noch heute häufig ein Werkzeug bereitgestellt, aber dem Nutzer ist nicht klar, wozu er es einsetzen sollte. Natürlich kennt er oft schon das Werkzeug und es ist damit keine Frage der Bedienung, sondern wie es im beruflichen Alltag sein Leben erleichtert.

  • Selbstbestimmt vs. Vorgesetzt

    Im Privaten suche ich mir die Werkzeuge aus, probiere vielleicht sogar mehrere aus, um das für mein Anliegen „Beste“ zu finden. Oft bekomme ich auch Ideen aus meinem Bekanntenkreis, die begeistert sind und mich ermuntern doch etwas auszuprobieren.
    Im Unternehmen wird ein Werkzeug vorgesetzt und ein normaler Mitarbeiter hat keine Mitbestimmung bei der Auswahl. Wenn dann auch noch unmotiviert die Nutzung eingefordert wird, kommt es oft zu einer Verweigerungshaltung.

  • Mit weniger zufrieden vs. 120% Lösung

    Im Privaten sind wir oft mit weniger zufrieden. Es reicht uns schon, wenn wir vielleicht nur 20% besser (sprich einfacher) unser Ziel erreichen und es irgendwie funktioniert.
    Im Unternehmen wird dagegen eine andere Messlatte angelegt. Nur wenn es auch alles abdeckt, bin ich bereit es zu nutzen. Dies resultiert häufig aus dem Punkt, dass es mir vorgesetzt oder auch mir ein bestimmtes Arbeiten aufgezwungen wird.

  • Selbststudium vs. Training

    Einen ganz interessanten Aspekt findet man, wenn über das Lernen des Umgangs mit einem Werkzeug nachdenkt. Im Privaten habe ich noch nie jemanden kennengelernt, der nach einer WhatsApp oder Dropbox Schulung gerufen hat. Meist wird mehr oder minder motiviert etwas ausprobiert, bei Problemen im Internet nach Lösungen gesucht oder sich mit Bekannten dazu ausgetauscht.
    Im Unternehmen ist dagegen recht häufig der erste Schritt, nach einem „offiziellen Training“ zu fragen, dies am besten noch in einem Klassenraumkurs. Erfahrungsgemäß bleibt selbst nach einem solchen Training die Nutzung sehr niedrig.

  • Zwang durch andere vs. Zwang durch Unternehmen

    Wenn ich beobachte, welche digitalen Werkzeuge ich heute verwende, dann stelle ich fest, dass es oft nicht die großartigsten sind, die mir ungeheuer viel Spaß bei der Nutzung machen, sondern es sind die, die von der breiten Masse eingesetzt werden. Ich werde sozusagen „abgehängt“, wenn ich mich dieser Masse nicht beuge. Umgekehrt macht die Verwendung solch eines Werkzeug allein auch keinen Sinn (sprich erzeugt keinen Nutzen).
    Im Unternehmen schreibt mir die Organisation, also ein „nicht greifbares Etwas“ vor, was ich zu nutzen habe. Sobald viele Menschen in meiner näheren Umgebung dieses mit Leben füllen, also die Werkzeuge nutzen, wird auch wie im privaten der „persönliche Zwang“ stärker. Ich verwende gerne den Ausdruck „Tipping Point“ für die Anzahl der Menschen, um einen herum, bevor man sich überzeugt fühlt, es auch ausprobieren zu müssen.

Als Extrem-Beispiel kam mir eine bislang Totalverweigerin immer wieder in den Sinn: Meine Mutter. Durch gutes Zureden und erläutern der Vorzüge der schönen neuen Welt konnte ich bei einer nicht-technikaffinen 75-jährigen bislang nicht punkten. Es liegt daher bestimmt am Alter, würde in Unternehmen jetzt die klassische Aussage lauten. Doch mit dem „Tipping Point“ und dem eigenen Nutzen über die Enkel wird heute WhatsApp genutzt. Ansonsten wäre sie ausgesperrt von dem, was in Ihrer nächsten Umgebung passiert, z.B. die Enkel (Fotos) und auch wichtige koordinative Aufgaben des Fußballvereins oder der Schule würden an ihr vorbeigehen.

Die oben erwähnten Thesen bedingen sich und müssen nicht alle erfüllt sein. Zum Beispiel kann in einem größeren Unternehmen nicht jeder Mitarbeiter „sein“ Werkzeug verwenden. Es gibt hier auch Voraussetzungen, die zu erfüllen sind, welche ein Unternehmen zu erfüllen hat. Aber ein Fokus auf die Mitnahme der Belegschaft schafft eine andere Erwartungshaltung, statt nur etwas vorzusetzen und Trainings anzubieten. Nach unserer Erfahrung liegt der Schlüssel in der Motivation sich zunächst mit dem Thema auseinanderzusetzen, etwas auszuprobieren und dann gezielt Unterstützung zu erhalten, um den eigenen Nutzen zu finden oder auch Probleme zu lösen, die auftreten können. Dies sollte in einem Begleitungs- und Kommunikationsvorgehen berücksichtig werden. Wir verwenden hier absichtlich nicht das Wort „Training“, da dies stark mit Klassenraumschulungen assoziiert wird. Das Ziel ist eher eine lernende Organisation, die Veränderungen in Ihren Alltag integriert hat.

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