Präsenzveranstaltung abgesagt? Die wichtigsten Tipps zur erfolgreichen Durchführung von Online-Events

Die digitale Welt bietet uns auch im beruflichen Rahmen viele Kommunikationsmöglichkeiten. Je nach Veranstaltungsziel und Teilnehmeranzahl eignen sich unterschiedliche Meeting-Formate. Bekommen Sie einen Überblick über die Formate und wählen Sie das passende für Ihre Veranstaltung aus.

One to One Meetings:

• Online Meetings zwischen zwei Mitarbeiten sind im modernen Arbeitsumfeld bereits weit verbreitet. Wo für die Absprache mit einem Kollegen früher zum Telefon gegriffen oder ins Nebenzimmer gegangen wurde, wird heute die Kamera angeschaltet und der Bildschirm geteilt. Diese Absprachen können auf diese Weise schnell und problemlos umgesetzt werden – ob spontan oder im regelmäßigen Zyklus.
• Nicht nur Mitarbeiter- sondern auch Kundengespräche können geführt werden, denn der direkte Austausch ermöglicht Fragen und Diskussionen.

One to Many Meeting:

• Das Meeting-Format, in dem sich eine Person an viele richtet, kennen Sie, wenn Sie schon einmal an einem Webinar teilgenommen haben. Die Vorträge sind geplant und organisiert, wobei der Fokus weniger auf der Interaktion liegt, sondern hauptsächlich auf der Informationsbereitstellung.
• Diese Meetings spielen eine Rolle für Mitarbeiterversammlungen, Fachvorträge, Produktdemos oder Schulungen. Die Teilnehmerzahl kann hierbei ins Unendliche gehen, wobei die Interaktion mit steigender Teilnehmerzahl sinkt.

Many to Many Meetings:

• In dem wohl interessantesten Meeting-Format sprechen viele zu vielen. Das bedeutet, dass ganze Teams sich virtuell verabreden und Themen miteinander besprechen. Auch Workshops werden auf diese Art und Weise digital gestaltet.
• Die Meetings sind auch geplant und vorbereitet, im Gegensatz zum One to Many Meeting unterscheiden sie sich allerdings durch ihre Interaktion. Sie bieten Platz für den Austausch zu Kundenprojekten oder neu erlangtem Wissen der Mitarbeiter.

Übrigens: Je größer das Event, umso mehr Formate lassen sich miteinander kombinieren. Ein Beispiel für die Kombination der unterschiedlichen Formate finden Sie in unserem Webcast. Dort zeigen wir Ihnen, wie ein großes Event (z.B. eine Messe) online verlaufen kann.

Die Teilnehmer von Online-Veranstaltungen befinden sich in der Regel zu Hause oder an Ihrem Arbeitsplatz. Und wer kennt es nicht, das Webinar geht los, zu Beginn ist man aufmerksam dabei, aber mit fortschreitender Zeit sinkt die Konzentration. Da wird mal schnell ein Kaffee gemacht oder mit einer anderen Aufgabe fortgefahren, während das Webinar im Hintergrund weiterläuft. Um genau diesem Effekt entgegen zu wirken, werden digitale Hilfsmittel verwendet. Sie sollen Online-Events unterstützen und die Interaktion zwischen den Teilnehmern fördern.

Unsere Vorschläge für interaktionsfördernde Online-Hilfsmittel:

• Zunächst einmal die Basis-Ausrüstung: Eine Webcam und ein Headset. Allein die Tatsache gesehen und gehört zu werden, verstärkt das Gefühl der Interaktion und Teilnahme. Mimik und Gestik helfen uns dabei, angemessen auf unseren Gesprächspartner zu reagieren. Möchten wir die Interaktion intensivieren, helfen ein digitaler Stift und ein aktives Display.
• Das Mikrophon soll bei einem Vortrag deaktiviert bleiben? Rufen Sie Ihre Zuschauer dazu auf, den Chat inklusive Emoticons, Bilder und Giphys für die Interaktion und das Stellen von Fragen zu nutzen. Eine hilfreiche Funktion hier: Das „Hand heben“ durch Klicken. Genauso erhöhen Sie die Interaktion mithilfe von Online-Umfragen.
• Führen Sie Ihr Publikum mithilfe des Screen Sharings durch Ihren Vortrag. Teilen Sie Ihren eigenen Bildschirm, auf dem sich beispielsweise eine Power-Point-Präsentation befindet und unterstützen sie Ihren Vortrag visuell. Auch das digitale White Board hilft Ihnen dabei, Inhalte zu erfassen oder zu verdeutlichen und löst damit die Flipchart ab.
• Sie möchten noch einen Schritt weiter gehen? Unterschiedliche Kameras machen es möglich, mit Perspektiven zu spielen. Sie können Personen (als Nah-/ Fernaufnahme) oder den Bildschirm aufnehmen. Genauso können Sie beides kombinieren. Wie wäre es mit einer Szene, in der das lachende Publikum gezeigt wird? Ein guter Schnitt erhöht die Aufmerksamkeit, bedeutet jedoch auch Aufwand. Sie benötigen dafür neben dem Equipment eine Producer-Rolle. So können Sie einfache Webinare bis hin zu professionell zugeschnittenen Streams erstellen.
• Grundlegend wichtig, damit die Funktionen den erwünschten Effekt bringen, ist eine gute Moderation und das Einhalten von Verhaltensregeln. So kann auf Basis einer Umfrage eine Diskussion angestoßen werden. Ein geschulter Moderator und eine Leitlinie zum Online-Austausch sind hier wichtige Grundpfeiler.
• Sie möchten einen Workshop mit nur einer geringen Teilnehmeranzahl absolvieren? Teilen Sie die Gruppe einfach in parallele Web-Räume
• Vielleicht wünschen Sie sich auch mal etwas Persönliches mit in die Meetings zu bringen. Wie wäre es damit, Ihren Lieblings-Star-Wars-Hintergrund für das Meeting auszuwählen?
• Ein gutes Beispiel für die digitale Zusammenarbeit ist die Echtzeit-Bearbeitung von Microsoft 365, durch die zwei Kollegen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. Ein viel zu wenig beachtetes Tool ist das Microsoft White Board, mit welchem schnell und einfach Post-Its von allen Mitarbeitern erstellt und dran gepinnt werden können.

• Wo sich bei persönlichen Meetings um Raum, Platz und Anreise gekümmert werden muss, sind für digitale Meetings erstmal nur Webcam und Headset nötig. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis, eine Erleichterung der Organisation sowie des Zeitmanagements und auch die Hemmschwelle zur Teilnahme wird geringer.
• Die Teilnehmer können sich außerdem besser auf für sie relevante Themen fokussieren. Dies ist durch den gezielten Besuch eines bestimmten Web-Raumes oder durch das Zuschalten zum Zeitpunkt eines bestimmten Vortrages möglich.
• Ein klarer Mehrwert von Online-Events ist zudem die Reproduzierbarkeit. Ob Notizen, der Chatverlauf oder das Video – die Inhalte unseres Vortrages können wir problemlos aufzeichnen lassen. Stift und Zettel werden auf diese Weise zu möglichen, aber nicht mehr notwendigen Begleitern. War es einem Kollegen nicht möglich, am Webinar teilzunehmen, können ihm die Inhalte ohne Umstände zur Verfügung gestellt werden.
• Ein weiterer klarer Vorteil: Durch Umfragen und die Aufzeichnungen ist einfacher nachzuvollziehen, wie erfolgreich Ihr Online-Event war und welche Themen als besonders interessant empfunden wurden.

• Je größer eine Veranstaltung angesetzt ist, umso eine größere Rolle spielen Organisation, Konzeption und Ablauf, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.
• Ein wichtiger Punkt hier: Wie lang soll das Event gehen? Die Dauer der Veranstaltung ist für die Wahl der Meeting-Formate bedeutend und andersherum. Planen Sie ein sehr langes Event, kombinieren Sie unterschiedliche Meeting-Formate und nutzen die Hilfsmittel aus Tipp 2. Möchten Sie ein One To Many Meeting veranstalten, achten Sie auf die Länge Ihres Vortrages und bedenken Sie, dass Ihre Zuschauer nur eine begrenzte Dauer aufmerksam sein können. Bauen Sie auch bei solchen Vorträgen Interaktionen wie Umfragen ein, um die Aufmerksamkeit der Hörerschaft nicht zu verlieren.
• Genauso wichtig für die Wahl Ihres Meetings ist die Anzahl der Teilnehmer. Möchten Sie einen Workshop mit mehreren parallelen Web-Räumen veranstalten, bedarf es beispielsweise weiteren Moderatoren.

• Die Erfahrungen, die wir hier in diesem Blog mit Ihnen teilen, haben wir anhand der Tools Microsoft SharePoint, Microsoft Stream Live und Microsoft Teams gesammelt.
• SharePoint ermöglicht es Ihnen, für Ihre Kunden kreative und ansprechende Einstiegsseiten zu Ihrer Veranstaltung zu erstellen. Dort verläuft die Anmeldung und Sie können Ihre Kunden bereits mit ansprechenden Inhalten auf die Facetten Ihres Events aufmerksam machen.
• Teams oder Stream Live bieten Raum für den Austausch zwischen den Teilnehmern und für das Präsentieren der Vorträge.