Homeoffice Lifehacks – Teil 1: So organisiere und motiviere ich mich selbst

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Im Galopp sind einige Unternehmen in das Homeoffice gezogen und verfahren gezwungenermaßen nach dem Trial- and Error-Prinzip. Daran ist auch nichts verkehrt und gewisse Erfahrungen sind für eine neue Kulturentwicklung sehr hilfreich und förderlich. Wir glauben an eine bessere (Arbeits-)Welt durch flexible Arbeitsstrukturen. So möchten wir Ihnen jedoch die ein oder andere unnötige "Error"-Erfahrung ersparen und wünschen uns auch für Sie weiterhin gutes Gelingen in einer doch ganz schön herausfordernden Krisensituation, die uns allen derzeit viel abverlangt.

MacBook Pro on brown wooden table beside white mug

Für uns als GIS war der Umschwung in die mobile Heimarbeit vergleichsweise unproblematisch – sind wir doch allesamt seit Jahren erfolgreich erprobt in der digitalen Zusammenarbeit. Die Möglichkeit zeitweise auch mal im Homeoffice (sowie in flexiblen Arbeitsmodellen bzgl. Arbeitsort und -zeit) zu arbeiten, stellt für uns eine gesamtheitliche Lösung für gesellschaftliche Herausforderungen in der Zukunft dar (Babyboom in den geburtenreichen Jahrgängen sowie Pflege der immer älter werdenden Angehörigen).

Wir haben noch einmal bewusst in unsere eigenen Reihen gehorcht und für Sie unsere besten Best Practices zusammengestellt, die wir Ihnen in unserer Homeoffice Lifehacks Blogreihe vorstellen möchten. Dabei lassen wir unterschiedliche Perspektiven sprechen.

An einem Austausch sind wir immer sehr interessiert und freuen uns über Anmerkungen und Ergänzungen über das untenstehende Kommentarfeld. Viel Freude bei der Lektüre.

Teil 1: Wie organisiere ich mich im Homeoffice und halte mich selbst motiviert?

In dem ersten Teil unserer Blogreihe geht es um uns selbst als Mitarbeiter, Führungskraft oder Unternehmer. Im Folgenden möchte ich Ihnen drei meiner wichtigsten Erkenntnisse vorstellen, wie Sie sich selbst an einem remoten Arbeitsplatz organisieren und vorsorglich zu Ihrer eigenen Motivation beitragen. Den groben infrastrukturellen Rahmen bietet hierbei der Arbeitgeber, wie Sie sich hierin allerdings bewegen, obliegt Ihrem eigenen Selbstverständnis. Auch im Business Kontext kann hierbei von Hygienefaktoren gesprochen werden, die ein längerfristiges Arbeiten im Homeoffice ermöglichen und auf die Mitarbeiterzufriedenheit aktiv einzahlen.

  • 1) Strukturieren Sie Ihre Aufgaben in Kategorien

    Ob in Tages- oder Wochenplänen: Definieren Sie Ihre Aufgaben möglichst SMART und mit realistischen(!) Zeitfenstern sowie Deadlines. Hierbei macht es nicht nur Sinn bestimmte Zeiten für reguläre Tagesaufgaben (z.B. Beantwortung von E-Mails oder andere Fleißaufgaben) zu berücksichtigen, sondern auch Deep-dive- bzw. Deep-work-Phasen zu reservieren, in denen Sie bewusst offline gehen und sich Aufgaben mit mehr Ruhe und Bedacht widmen (z.B. Entwicklung von Konzepten). Nehmen Sie sich jedoch täglich nur drei Aufgaben mit oberster Priorität vor, die entsprechend auf leistbare Zielergebnisse heruntergebrochen sind. Denn so überfordern Sie sich nicht und haben ein motivierendes Erfolgserlebnis am Ende des Tages. Seien Sie diszipliniert bei der Einhaltung dieser Zeitfenster und nutzen Sie die festen Strukturen, um sich darin frei und kreativ ausleben zu können. Wiederkehrende Tätigkeiten können in standardisierten Checklisten strukturiert werden, um so Entscheidungsenergie vorausplanend zu sparen, die wiederum für andere Aufgaben verwendet werden kann.

    Meine persönlichen Best Practice Tipps:

    • Ich selbst stehe oftmals deutlich vor meinen Kindern auf, widme mich meinen E-Mails und plane mir nachfolgend die drei wichtigsten Aufgaben mit der obersten Priorität ein. Ich arbeite hierbei gern nach der One-Minute-ToDo-List-Methode nach Michael Linenberger, die über unterschiedlichste Technologien (z.B. Planner in Microsoft Teams, Aktivitäten in HCL Connections oder Tages-/Wochenplänen in Trello) unterstützt, aber auch physisch in der eigenen Handschrift in einem Notizbuch oder auf einem Whiteboard umgesetzt werden kann.
    • Meinen digitalen Kalender strukturiere ich entsprechend meiner Aufgaben, sodass dieser auch intern transparent darlegt, mit welchen Themen ich mich derzeit beschäftige und ob ich momentan erreichbar bin. Gleiches gilt für den Status des unternehmensweiten Chat-Programms.
    • Meine Aufgaben sortiere ich grundsätzlich in drei Kategorien: (1) Fleißaufgaben (Störungen erlaubt), (2) Konzentrationsaufgaben (Ausschluss externer Störfaktoren) sowie (3) Teamaufgaben (gemeinsames, interaktivs Erarbeiten von Lösungen oder Vorgehensweisen). Für jede Kategorie suche ich persönlich auch unterschiedliche physische Arbeitsplätze innerhalb meiner vier Wände auf. Sollte der Tag mal unerwartet anders verlaufen (z.B. da eine Ad hoc-Aufgabe mit höchster Priorität und Dringlichkeit eingeht oder eines der Kinder krank Zuhause ist), so schiebe ich mir auch mal meine Deep-dive-Phase bewusst auf den Abend, um den Nachmittag voll und ganz für die Kinder da sein zu können.
    • Bei bewusst reservierten Zeiteinheiten fällt es mir wesentlich leichter den Kopf in einen Produktivmodus zu schalten. Sollte es mir dennoch mal nicht sofort gelingen, habe ich mich selbst seit Jahren mit einer bestimmten Musik-Playliste (ohne Gesang) konditioniert, sodass ich recht schnell mit dem Flow in einen produktiven Arbeitsmodus gelange.

  • 2) Trennen Sie strikt zwischen Privat- und Berufsleben

    Auch hier können Strukturen kognitive Entlastung darstellen, die Sie positiv „entstressen“. Versuchen Sie morgendliche sowie abendliche Rituale einzuführen, um für sich selbst einen Unterschied zwischen den beiden Lebenswelten nicht nur physisch, sondern auch geistig wahrnehmbar zu gestalten. Schaffen Sie sich bewusst Gewohnheiten, probieren Sie (auch gern im Team) Neues aus und reflektieren Sie gemeinsam, ob dies auf Ihr gewünschtes Ziel entsprechend einzahlt (hier empfehle ich von Herzen die Podcastfolgen #89 und #99 von Vera Marie Strauch). Eine morgendliche Routine kann hierbei bereits das Auswählen eines Business-Outfits sein. Auch kenne ich Kollegen, die vor Arbeitsbeginn eine zwanzigminütige Runde mit dem Fahrrad fahren, um sich nicht nur physisch, sondern auch gedanklich an einen „anderen Ort“ zu begeben. Schließen Sie Ihren Arbeitstag ebenfalls mit einem Ritual, um sich auch hier kognitiv zu entlasten: Leiten Sie konsequent den Feierabend ein, indem Sie das Notebook sowie Ihr mobiles Endgerät schließen (sofern Sie dieses nicht auch für private Zwecke nutzen) und sich bewusst in private Kleidung begeben. Gehen Sie spazieren oder lesen Sie ein Buch in einem Bereich Ihrer Wohnung, der nur Ihrem privaten Ich vorbehalten bleiben sollte.

    Meine persönlichen Best Practice Tipps:

    • Im Team versuchen wir morgens eine kurze Abstimmung zu realisieren und uns die vorgenommenen Tagesziele gegenseitig vorzustellen – Vera Maria Strauch nennt diese gern „Check-In“- und „Check-Out“-Meetings. Das schafft Commitment und ein anderes Gemeinschaftsgefühl. Auch kann man sich bei aufkommenden Spitzenzeiten einfacher gegenseitig Hilfestellungen geben und die Aufgaben, sofern möglich, auf mehreren Schultern verteilen.
    • Mein privates Handy lege ich meist in einen anderen Raum – über meine Smartwatch erhalte ich zwar kurze Benachrichtigungen, kann aber je nach Wichtigkeit entscheiden, ob sich der Weg zum Handy lohnt.
    • Was ich ebenfalls seit Jahren strikt trenne, ist das Thema Haushalt: In der Arbeitszeit bleibt die Wäsche Wäsche und der Staubsauger rührt sich keinen Zentimeter – ich vermute, dass dies andernfalls ein Fass ohne Boden darstellen könnte. Hierbei habe ich mir in den vergangenen Jahren eine höhere Toleranzgrenze angeeignet und bin großzügig mit meinem häuslichen Umfeld, das von Kinderspielzeug umzäunt ist. Ein aufgeräumtes und designseitig ansprechendes Arbeitszimmer bietet mir hier einen soliden Rückzugsort, ist für viele kreative Aufgaben jedoch nicht das erste Mittel meiner Wahl.
    • Ein weiterer Energiebooster ist den Tag im Team mit positiven Gedanken zu schließen: Beispielsweise durch das gegenseitge Berichten von erreichten Meilensteinen, auf die man im Arbeitskontext besonders stolz ist oder auf die man sich im privaten Feierabendmodus übermäßig freut (z.B. eine Fahrradtour mit dem Sohn). Dieser positive Effekt steckt förmlich an und lässt jedes Teammitglied den Tag mit einem zufriedenen Gefühl beenden.

  • 3) Gestalten Sie Ihre (Team-)Erfolge digital sichtbar

    In Situationen, die agile Arbeitsweisen bzw. -methoden erfordern, denken wir primär eher an die anstehenden ToDos, richten unseren Blick jedoch vernachlässigender Weise selten auf die erreichten Ziele (vgl. hierzu die Scrum- oder Kanban-Methode). Die Gefahr ist groß, dass sich schnell das Gefühl des Hamsterrads einstellt. Auch gehört es v.a. bei intrinsisch motivierten Mitarbeitern zum inneren Bedürfnis, mit seiner Arbeit einen relevanten Beitrag für die Gesellschaft bzw. das Unternehmen zu leisten (lesen Sie hierzu z.B. das Buch „Wie wir arbeiten und was wir fordern – Die digitale Generation revolutioniert die Berufswelt“ von Philipp Riederle). Diesem Risiko lässt sich aktiv entgegenwirken, indem Sie Ihre eigenen sowie Team-Leistungen präsent gestalten und eine Sichtbarkeit im internen digitalen Raum gewährleisten. Finden Sie eine Plattform im Sinne einer Methodik, in der dies möglich ist – so z.B. über interne Blogbeiträge oder ein wöchentliches Reporting an Ihre betreffenden Kollegen. Oder durchbrechen Sie die Abläufe Ihrer bisherigen Abstimmungstermine mit ihrem Vorgesetzten bewusst und widmen die ersten fünf Minuten einem gemeinsamen Blick auf die erledigten Aufgaben bevor Sie sich die anstehenden vornehmen. Dies schafft Transparenz und eröffnet den Raum für eine offene Feedbackkultur, von der alle Parteien profitieren.

    Meine persönlichen Best Practice Tipps:

    • In meinem wöchentlichen Abstimmungstermin mit meinem Vorgesetzten haken wir die Aufgabenliste der vergangenen Woche gemeinsam ab, führen uns so die erbrachten Leistungen vor Augen und analysieren, was wir daraus für das nächste Mal konkret lernen können.
    • Auch hat es sich für mich als sehr hilfreich erwiesen Feedback aktiv einzufordern – und zwar nicht nur alle zwölf Monate im Mitarbeiterjahresgespräch, sondern in einem kontinuierlichen Prozess. Es lohnt sich aber auch die Kolleginnen und Kollegen auf gleicher Ebene um eine konstruktive Rückkoppelung zum Beispiel zu konkreten Arbeitsergebnissen zu bitten, in dem beispielsweise erarbeitete Dokumente zentral bereit gestellt und entsprechend kommentiert oder direkt bearbeitet werden können. Viele kommen der Bitte sehr gern nach und ergänzen die eigenen Gedanken aus dem stillen Kämmerchen um weitere sinnvolle Aspekte.
    • Der gemeinsame Fokus auf ein ergebnisorientiertes Arbeiten hilft auch hierbei ungemein und bietet Raum für Lob und wertschätzendes Feedback. Auch hat sich bei der GIS AG der wöchentliche „GIS Fish!“ als ein hybrides Modell bewährt, in dem die Firma für eine halbe Stunde pro Woche zusammenkommt (physisch in den Büros, aber auch mithilfe eines Streamingdienstes digital aus den Homeoffices) und der Blick auf gemeinsame Erfolge, persönliche Team- oder Einzelleistungen sowie wertvolles Kundenfeedback geworfen wird. Ob durch interne Blogbeiträge, in denen wir die Leistungen unserer Teamkolleginnen und -kollegen im besonderen Maße hervorheben, Likes, Kommentare oder einen Blumenstrauß: Wir alle sind soziale Wesen und so sollten Sie Ihre gegenseitigen Erfolge mit Wertschätzung bewusst feiern. Das hebt die Stimmung ungemein und gibt einen aktiven Ruck in Richtung Motivation.

Fazit

Ob bedingt durch bestimmte Krisensituationen, wie wir es aktuell aufgrund der Covid-19-Pandemie erleben, oder selbst gewählte Lebensentwürfe – zwischen Überforderung und dem Genuss von Selbstbestimmung: Was uns eint ist die Tatsache, dass wir ein großes Geschenk des Vertrauens unseres Arbeitgebers erhalten, remote bzw. hybrid arbeiten zu dürfen. Für viele Mitarbeiter stellt dies einen lang ersehnten Wunsch nach Flexibilität dar, mit dessen Konsequenzen jedoch in besonderer Weise umgegangen werden muss: So fühlen wir uns mehr denn je 24/7 erreichbar für Arbeitsbelange, Konzentration auf das Wesentliche muss neu erlernt werden, fehlende Strukturen erzeugen das Gefühl des „Nicht-voran-kommens“ und das große Thema des fehlenden sozialen Austausches sind nur einige der zu nennenden Aspekte in dieser Auflistung.

So existieren in der alten Welt auch nach wie vor gewisse Vorurteile (z.B. in pucto Sauberkeitszustand der eigenen Wohnung im Vergleich zu den erledigten Business Aufgaben), denen aktiv und selbstbewusst mit beispiellosen Arbeitsergebnissen entgegengewirkt werden sollte: Betrachten Sie diese neue Flexibilität bitte als Chance und zeigen Sie sich eigenverantwortlich und auf sich und Ihre soziale Umgebung Acht gebend in gleicher Weise.

Dies muss nicht von jetzt auf gleich funktionieren. Eine offene Fehlerkultur sowie Transparenz über Erfolge sowie Misserfolge in neu ausprobierten Arbeitsmethoden sollten unbedingt zur Selbstreflexion beitragen und Ihnen helfen, Ihren eigenen persönlichen Weg einer produktiven sowie erfüllenden Balance zwischen der Arbeit und dem Privatleben zu finden.

Haben Sie weitere Erfahrungen und Tipps, die Sie hier mit uns teilen möchten? Lassen Sie uns diese gern untenstehend in den Kommentaren zukommen.

Sind Sie neugierig auf weitere Lifehacks? Dann finden Sie nachfolgend die drei weiteren Teile unserer Blogreihe.

Homeoffice Lifehacks

Hier finden Sie alle Teile unserer Blogserie zu diesem Thema:

  • Teil 1 | Self-organization Edition: Wie organisiere und motiviere ich mich selbst?
    Wie strukturiere ich mich im Homeoffice und halte mich selbst motiviert?
  • Teil 2 | Leadership Edition: Wie führe und organisiere ich mein Team? (coming soon)
    Wie führe ich mein Team über verteilte Standorte und Distanz hinweg?
  • Teil 3 | Socializing Edition: Wie kann ich den Teamgeist fördern und Vereinsamung vorbeugen? (coming soon)
    Wie halte ich die Beziehungen zu meinen Kolleg*innen aufrecht und habe weiterhin Spaß als Team?
  • Teil 4 | Parents/Care work Edition: Wie bekomme ich die Arbeit und Kinderbetreuung unter einen Hut? (coming soon)
    Wie teile ich meine Arbeits- und Kinderbetreuungszeiten mit meinem/r Partner(in) auf?

Gastbeitrag: Maike Jordan
Marketing Managerin, GIS AG (03/2013 – 05/2020)

Mit der Immatrikulationsbestätigung der Zeppelin Universität erhielt ich 2007 den Zugang zu einer digitalen akademischen Welt voller Wissen. Im Zuge meines Studiums sind dezentrale Projektteams mit Filesharing und Videokonferenzen, das Prinzip des intrinsisch motivierten lebenslangen Lernens sowie digitale Lehr- und Prüfungsformate Usus geworden – was damals noch als avantgardistisch galt, sollte später das Konzept der Zukunft werden, und zwar nicht nur im akademischen, sondern auch im wirtschaftlichen Kontext. Schon damals war meine Vision ein praktikabler Lebensentwurf, der sowohl eine erfüllende berufliche Tätigkeit als auch ein Familienleben in der Nähe des Meeres vereinte.

Nach dem Studium folgten zunächst Stationen im Marketing in der Automobilbranche sowie mit Digitalisierungsprojekten in der Strategieberatung bis mich mein Weg 2013 zur GIS AG in Hannover führte. Die flexiblen Arbeitsbedingungen hinsichtlich Arbeitszeit sowie -ort ermöglichten mir zudem ein berufsbegleitendes Masterstudium, welches ich parallel zum ersten Lebensjahr meiner Tochter schloss. Als nun Mutter zweier Kinder und einem vom Bodensee reimportierten Hannoveraner Ehemann lebe ich inzwischen in meiner ursprünglichen Heimat Schleswig-Holstein und bin großer Verfechter des digitalen Arbeitsplatzes, der unsere Gesellschaft ein großes Stück in Richtung Gleichberechtigung voranbringt und zeitgleich eine solide Lösung für zukünftige Herausforderungen in puncto lokalem Fachkräftemangel darstellt.

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