Teil 3: Analytics beim digitalen Arbeitsplatz ermöglicht die proaktive Gestaltung des Erfolges

Teil 3 der Serie "Der digitale Arbeitsplatz als Erfolgsfaktor für New Work" stellt die Frage, ob eine kontinuierliche Weiterentwicklung eines digitalen Arbeitsplatzes ohne Erfolgsmessung überhaupt möglich ist. Welche neuen Methoden heute im Unternehmensumfeld nutzbar sind, um die Akzeptanz von New Work Arbeitsweisen zu messen sowie Stärken und Schwächen zu identifizieren, wird ebenfalls diskutiert.

In Deutschland sind wir Weltmeister unsere Produktions- Prozesse zu optimieren und somit unseren Wettbewerbsvorteil weltweit zu sichern.

Diese Energie und Ressourcen wurden bisher nicht annähernd zur Optimierung unseres digitalen Arbeitsplatzes, der Zusammenarbeit und der globalen Vernetzung unserer Experten und unseres Wissens eingesetzt.

Glaubt man den Analysten liegt genau hier der Schlüssel zur weiteren Sicherung unseres Wissensvorsprunges. In der Vergangenheit hat man sich für die Bewertung des Arbeitsplatzes auf Mitarbeiterumfragen und grobe Nutzungs-Statistiken aktiver Nutzer gestützt. Ein Stimmungsbild und Grundbedürfnisse konnten hiermit ermittelt werden, aber keine hinreichenden und vertiefenden Informationen zur Verbesserung von Nutzungsszenarien, deren Services und Struktur sowie der Usability.

Rolle des Business Cases

Als Business Case bezeichne ich in meinen Blog-Einträgen einen Use Case mit definierten messbaren Kennzahlen. Erst die Erhebung und Analyse der Kennzahlen ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung der Anwendungsfälle und ein schnelles Erkennen von Fehlstellungen.

Wir benötigen den nächsten Schritt zur Analyse von Business Cases, die Fachbereiche befähigen ihre Prozesse weiter zu optimieren und die Akzeptanz des digitalen Arbeitsplatzes zu steigern.

Bereitstellung -> Analyse -> Optimierung -> Erfolg

Kommunikation, Kollaboration, Wissensarbeit und die Erstellung von unstrukturierten Inhalten konnten in der Vergangenheit schwer gemessen werden. Daher hat man sich bei der Bewertung des Nutzens mehr auf das Gefühl und Umfragen verlassen, als auf die Erhebung von Fakten.

Mit heutigen Technologien der Massendatenverarbeitung, der semantischen Analyse sowie den Inhaltsbeziehungen können wichtige Erkenntnisse für die Weiterentwicklung des digitalen Arbeitsplatzes gewonnen werden. Dies ist Grundlage für eine proaktive Steuerung und Verbesserung der internationalen Vernetzung des Unternehmens, der Verfügbarkeit des Firmenwissens und Innovation durch Vernetzung interdisziplinärer Inhalte.

Im Teil 2 „Vision, Strategie und Business Cases“ habe ich dargestellt, daß aus meiner Sicht eine Analyse auf Business Case Level für eine agile Vorgehensweise im Sinne von Schnellbooten wichtig ist.

Wo erwarte ich Verbesserungen?

Die Grafik zeigt drei Gebiete in denen die Erfolgsmessung wichtige Informationen für die Verbesserung des Nutzererlebnisses, die Qualität der Dienste sowie tiefere Einblicke der Erfolge und Optimierungen für die Geschäftsbereiche geben kann.

Hier sehe ich ein großes Potential bei der Verbesserung und Automatisierung des Wissensarbeitsplatzes. Dies ist gerade in Europa zur Effizienzsteigerung und somit der Sicherung unseres Marktvorsprunges essentiell.

Um Entwicklungen der digitalen Transformation zu sehen, benötige ich eine langfristige Betrachtung der Veränderung. Da Systeme die Daten teilweise nur 30 Tage vorhalten, muss mit der Planung und dem Persistieren der Daten früh begonnen werden.

Aktive Nutzer sowie die Top Intranet-Seiten sind mit Sicherheit wichtige Kennzahlen, die aber nicht direkt mit strategischen Zielen verbindbar sind und keine tiefe Analyse ermöglichen.

Werden Sie auch mit z.B. folgenden Fragestellungen des Managements konfrontiert?

  • Ist meine digitale Transformation erfolgreich und in welchen Regionen?
  • Wird mein Wissen transparenter und für Folgegenerationen nutzbar?
  • Steigert sich die internationale Vernetzung von Expertenteams?
  • Kommt meine Geschäftsführungsinformation auch bei den Produktionsmitarbeitern oder Außendienst an?
  • Wie bekommen wir die Informationen aus den persönlichen Postkörben heraus?

Oder konkreter auf Business Cases bezogen

  • Finden unsere Partner die benötigten Produktinformationen?
  • Klappt unser On-Boarding von neuen Mitarbeitern?
  • Werden die Videos für Sicherheitsanweisungen oder Lehrvideos auch gänzlich angeschaut?
  • Klappt die Kommunikation der Geschäftsstrategie?
  • Wieviel Suchanfragen führen schnell zum Ergebnis und welche haben kein Ergebnis?
  • Wird der Blog zum Thema „Was bedeutet Digitalisierung für uns als Mitarbeiter“ auch gelesen?

Wenn ja, dann hilft eine frühzeitige Definition von KPIs und deren Analysemöglichkeiten in der Einführungsplanung. Die Definition sollte unter Berücksichtigung der Geschäftsstrategien und den Vorgaben der Fachbereiche vorgenommen werden.

Wie weit will ich gehen?

Zwei Punkte sollten am Anfang der Überlegungen stehen

  1. Einschätzung des zukünftigen Zielsetzung (Analytics-Vision)
  2. Benötige ich historische Daten für Trendanalysen und Ableitungen von Massnahmenkatalogen?

Zielsetzung der Erfolgsmessung

Folgende Grafik hilft bei Einschätzung möglicher Zielsetzungen von der einfachen Seitenanalyse über eine Nutzer Segmentierung, die gerade unter Datenschutzgesichtspunkten wichtig ist, bis hin zu aktiver Unterstützung des Mitarbeiter(in).

5 Reifegradstufen DWP Analytics

Es geht hier primär darum festzustellen, welche Datenerhebungsbedarf besteht, wieviel Informationen zu erwarten sind und welche Fähigkeiten zur Analyse bereitgestellt werden sollten. Dies kann Fähigkeiten von einer einfachen Log-Analyse bis zur künstlichen Intelligenz beinhalten sowie automatisierte Empfehlungen oder Massnahmen zur Verbesserung enthalten.

Historische Daten vorhalten

Wenn sie Frage 2 mit „Ja“ beantwortet haben, sollten sie sich um die Speicherung der Daten kümmern. Nicht alle Systeme halten die Daten für eine Analyse langfristig bereit. Zum Beispiel hält Microsofts O365 Platform manche Aktivitäts-Logs nur 30 Tage vor.

Um hier auch in Zukunft auf die unterschiedlichen Fragestellungen antworten zu können, ist es wichtig von Anfang an umfassende Daten zum Vergleich auch für jetzt noch nicht bekannte Anwendungsfälle zu sammeln und diese für historische Vergleiche vorzuhalten.

Planen sie ebenfalls frühzeitig, das neben technischen Daten auch fachliche, prozessbezogene Daten generiert werden und für spätere Analysen verwendet werden können.

Technik machts möglich!

Technologischer Fortschritt und die Übertragung der Erfahrungen und Erkenntnisse aus dem B2C Umfeld, wie z.B. der Nutzer Segmentierung oder das Content Marketing, liefern wichtige Methoden zur Verbesserung des digitalen Arbeitsplatzes.

In beiden Fällen geht es darum Nutzergruppen (Segmentierung) zu identifizieren und diese mit den bestmöglichen Inhalten und Werkzeugen (Targeting) zu versorgen. Er ist ebenfalls die Basis, um personenbezogene Daten zu anonymisieren und trotzdem das Nutzererlebnis zu steigern.

Eine Kombination von Web-Analyse und Log-Analyse können heute schon tiefe Einblicke in das Nutzungsverhalten gewähren.

Das Speichern und Verarbeiten von Massendaten gepaart mit den sich rasant weiterentwickelnden Analyse-Plattformen wie z.B. von Google, IBM und Microsoft bieten die Basis für erweiterte Auswertungen und Trendanalysen.

Wie man den Fortschritt der digitalen Transformation mit neuen Methoden messen kann, welche Hürden zu nehmen sind und wieso Google Analytics nicht die Lösung ist, erörtere ich später in einem separaten Blogeintrag.

Interesse geweckt? Dann lesen Sie weiter.

Teil 1: Der digitale Arbeitsplatz als Erfolgsfaktor für New Work
Teil 2: Vision, Strategie und Business Cases als Masterplan zum New Work Arbeitsplatz
Teil 4: New Work Programm, Projekt, agil oder klassisch – Was soll ich tun?
Teil 5: Neue Technologien Fluch und Segen in New Work! (demnächst)
Teil 6: Nur wer den Mitarbeiter auf der digitalen Reise mitnimmt wird Erfolg haben

Wolfgang Raestrup
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Wolfgang Raestrup

Managing Consultant bei GIS AG
Der nutzenstiftende „Digitale Arbeitsplatz“ ist meine Passion. In langjähriger Tätigkeit als Manager und Berater arbeite ich mit meinen Kunden an der Symbiose von Mensch und Technik. Hierbei begeistern mich innovative Technologien und Konzepte, die für Unternehmen und Mitarbeiter Mehrwerte schaffen.
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