WTUW Microsoft 365 | WHEN TO USE WHAT?

Als Abkürzung klingt es fast wie eine englische Unmutsbekundung, meint aber letztlich nur den Wunsch vieler, Klarheit darüber zu erhalten, welches Microsoft-365-Tool für welchen Anlass Einsatz finden sollte: When to use what oder kurz WTUW! So kurz der Ausspruch ist, desto länger und ausführlicher kann die Antwort ausfallen und kurz gesagt: es gibt nicht DIE Lösung.

Als GIS begleiten wir Unternehmen in den modernen Arbeitsplatz mit Microsoft 365. Hierbei wird eines immer klarer: gibt man klare Regeln vor, werden dieser umschifft. Gibt man dagegen keine Regeln vor, rufen die Mitarbeiter nach Regeln, um eben endlich zu wissen: WTUW! Wir stellen Ihnen vor, wie sie sich diesem Thema nähern können und welchen Mehrwert dies bieten kann. 

  • Wie lassen sich die Regeln identifizieren?

    Regeln sollte man niemals nur ihrer selbst Willen einführen. Dies wirft nur Fragen bei den Kollegen auf, führt zu Unmut und letztlich zum Brechen mit den Regeln. Zu Beginn der Einführungsbegleitung in Unternehmen starten wir daher – wenn der Kunde dies nicht vorab selbst getan hat – mit Interviews und der anschließenden Ableitung von konkreten Anwendungsfällen (Use Case-Analyse). Idealerweise lassen sich mehrere dieser Use Cases zu einem Kernprozess bündeln, der den Arbeitsprozess mehrerer Akteure und Abteilungen betrifft und über eine gewisse Strahlkraft verfügt (in Richtung: Wenn die in Abteilung X ihre Prozesse so galant mit Microsoft 365 umsetzen können, dann können wir das in Abteilung Y auch!“). 

  • Wie können die Regeln überprüft werden?

    Dann folgt der herausfordernde Part: Matching der Use Case-Anforderungen mit den Fähigkeiten der Microsoft 365-Tools.

    Simples Beispiel:

    Anforderung = Meetings online durchführen à Fähigkeit = Online-Besprechungen mit Microsoft Teams. Hieraus entsteht ein komplettes Bündel aus Anforderungen und den zugehörigen Tools, kurz WTUW. Wichtig ist nun dieses „Regelwerk“ zunächst in der Praxis, über zeitlich und auf einen kleineren Teilnehmerkreis begrenzte Piloten, zu überprüfen und nachzuschärfen.

  • Wie können Regeln verbreitet werden?

    Nach diesem Schritt geht es in Verbreitung des Regelwerks in das Unternehmen. Neben der Information hierüber (z.B. visuell über Flow-Charts oder kurze Erklärvideos), muss beachtet werden  wieder in Abhängigkeit der Komplexität des Use Cases bzw. Kernprozesses – wie die Kollegen befähigt werden. Reichen Anleitungen oder braucht eSchulungen? Hilfreich in jedem Fall ist die Nutzung von Begleitstrukturen, z.B. über simple Support-Foren oder besser, ein Guide-Konzept. Insbesondere über ein Guide-Konzept bekommt man letztlich die Gelegenheit einen dauerhaften „Draht“ zum Kollegium herzustellen, um nach der initialen Einführung eines ersten Use Cases auch weitere Use Cases mit Microsoft 365-Werkzeugen umzusetzen. 

  • Warum überhaupt Regeln aufstellen?

    Microsoft 365 bietet zahlreiche Nutzungsmöglichkeiten und durch die Kombination der Tools untereinander kann sich schnell ein unübersichtliches Konglomerat ergeben. Bei der auf Use Cases basierten Einführung mit verständlichen Nutzungsregeln schafft man es hingegen, gezielt Mehrwerte zu erreichen und zusätzlichen Wirrwarr durch die neuen Lösungen zu vermeiden. Hinzu kommt, dass man sich bei der Einführung ganz von einer Feature-Funktion-Einführung verabschiedet und sich durch die konkrete Umsetzung von „echten“ Unternehmensprozessen mit Microsoft 365-Tools ganz von alleine eine bessere User-Adoption einstellt.