Zum erfolgreichen Intranet – KARL MAYERS macht’s vor

Im heutigen Artikel stellen wir Ihnen eine Kundengeschichte zum Aufbau eines erfolgreichen Intranets vor. KARL MAYER, der marktführende Technologie-Innovator im Textilmaschinenbau, benötigte ein neues, modernes Intranet, um seine globalen Mitarbeiter näher zusammenzubringen. KARL MAYER forderten 3 Dinge von ihrem neuen Intranet: Ein Ort zum Veröffentlichen von Unternehmensnachrichten, ein einziger Knotenpunkt für Informationen und Hilfe beim Aufbau einer guten Unternehmenskultur. Erfahren Sie, wie wir Valo Intranet auf SharePoint Microsoft 365 installierten, um diese Ziele zu erreichen.

KARL MAYERS WEG ZU EINEM MODERNEN GLOBALEN INTRANET

Es sollte ein Ort entstehen, an dem alle Kollegen und jede Abteilung miteinander kommunizieren können und sich ihre Geschichten erzählen.

◊ Industrie: Herstellung

◊ Land: Deutschland

◊ Unternehmensgröße: 1 001 – 5 000 Mitarbeiter


Ausgangssituation

Das bisherige Intranet von KARL MAYER war nur für wenige Mitarbeiter an einem Standort in Deutschland aktiv. Es fehlte also eine Plattform, die jedem Mitarbeiter den Zugriff auf Nachrichten und Informationen der globalen Websites des Unternehmens ermöglichte. Auf diese Weise wurde ein „zweistufiges Wissenssystem“ innerhalb der Organisation geschaffen.

Da keiner Abteilung die Verantwortung über die Intranet-Inhalte zugeteilt war, waren die dort geteilten Informationen schnell veraltet. In Verbindung mit dem fehlenden Traffic war dies der Beginn des „Untergangs des alten Intranets“.

Lösung

Der in Deutschland ansässige Valo-Premium-Partner, GIS AG, empfahl das auf SharePoint basierende Valo-Intranet. Es enthält alle Office 365-Tools, wodurch die Lösung sofort intuitiv und einfach zu bedienen ist.

Das kostengünstige Lizenzmodell von Valo sowie die Tatsache, dass es 2018 als die beste auf SharePoint basierende ClearBox intranet-in-a-box ausgezeichnet wurde, waren weitere Gründe, warum die GIS AG dem Team von KARL MAYER Valo empfohlen hat.

Vorteile

♥ Das neue Intranet von KARL MAYER, „myKARL“, wird auf allen Websites rund um den Globus in der jeweiligen Landessprache eingeführt

♥ Das neue Intranet ist ein wichtiger Nachrichtenkanal für jeden Mitarbeiter

♥ Kollegen beginnen, mehr Erfolgsgeschichten miteinander zu teilen

♥ Wichtige Informationen werden jetzt an einem zentralen Ort gespeichert und abgerufen, sodass sie leicht zu finden sind

Moderner digitaler Arbeitsplatz

KARL MAYER wollte einen digitalen Arbeitsplatz schaffen, an dem sie jeden ihrer Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Sprache, erreichen und mit ihm kommunizieren können.

Das vorherige Intranet war dafür zu exklusiv. Es bearbeitet nur Nachrichten von einigen Standorten in Deutschland, auf die auch nur deutsche Kollegen zugreifen konnten.

Dies bewirkte eine Trennung der Mitarbeiter des deutschen Hauptsitzes vom Rest des global verteilten Unternehmens. Es wurde eine Art „Zwei-Klassen-Gesellschaft“ innerhalb des Unternehmens initiiert, die es zu überwinden galt.

Das Kommunikationsteam von KARL MAYER erkannte das Problem, dass durch das zweistufige System entstand. Diese wirkte sich nicht nur auf die Unternehmenskultur aus, sondern hielt auch wichtige Nachrichten von vielen Zielgruppen fern, die es zu erreichen galt.

Da die Niederlassungen KARL MAYERs in neun Ländern verteilt liegen, darunter China und Japan, war es offensichtlich, dass das bisherige Intranet den Unternehmenserfolg nicht mehr gewährleistete.

Ein Intranet löst drei Herausforderungen

Anna Sonnick, Managerin Unternehmenskommunikation bei KARL MAYER, sah drei Hauptgründe für die Einführung eines neuen Intranets:

Erstens, ALLE Mitarbeiter müssen über wichtige Ereignisse im Unternehmen auf dem Laufenden gehalten werden. Das neue Intranet wird in diesem Sinne zur Verbreitung von Nachrichten bezüglich der Strategie, des Änderungsmanagement und des Speichern aktueller Informationen verwendet.

Zweitens soll es dazu dienen, das Arbeitsleben der Mitarbeiter beim dringenden Suchen und Finden von Informationen zu erleichtern.

Vor allem soll das Intranet jedoch zum Aufbau einer guten Unternehmenskultur beitragen.

Wir brauchten eine Plattform, auf der Kollegen weltweit ihre Erfolge und Erfahrungen austauschen und gemeinsam zelebrieren konnten, auch ohne am gleichen Ort präsent zu sein.

Anna Sonnick, Managerin Unternehmenskommunikation

Vom exklusiven zum inklusiven Intranet

Auch wenn Englisch die Unternehmenssprache ist, erkannte KARL MAYER, dass jedes Land ein eigenes Intranet benötigt, um Nachrichten in der eigenen Muttersprache veröffentlichen zu können.

KARL MAYER sah die Bedeutung, sich nicht nur um ihre international agierenden, englischsprachigen Manager zu kümmern, sondern auch um lokale Produktionsmitarbeiter in China und Japan, mit geringeren Englischkenntnissen.

Anna hielt es für wichtig, dass jeder Mitarbeiter und Standort eine Plattform erhielt, auf der er seine Geschichten teilen konnte.

My Karl KARL MAYERS intranet

MyKARL erreicht nun mehr Mitarbeiter als mit dem bisherigen Intranet

Das Ende des bisherigen Intranets

Das bisherige Intranet war „eingeschlafen“. Nur wenige Leute aktualisierten die Inhalte regelmäßig, wodurch diese größtenteils veraltet und nicht sehr nützlich waren.

Der Inhalts war nicht intuitiv aufgebaut und die Suchfunktion war nicht zuverlässig. Es gab auch keinen Chefredakteur oder Hauptverantwortlichen für das Intranet, wodurch niemand den Inhalt pflegte oder sich um den Traffic bemühte.

Das war der „Anfang vom Ende des alten Intranets“, sagte Anna.

Die Interne Kommunikation übernahm die Verantwortung für das Intranet und initiierte ein völlig neues Projekt. Da sie bereits für alle anderen internen Medien, wie das Mitarbeitermagazin, verantwortlich waren, schien es „sinnvoll“ für sie, die Führung zu übernehmen.

Nach dem Vergleich verschiedener möglicher SharePoint Online-Add-On-Softwarelösungen entschied sich KARL MAYER für Valo Intranet. Nicht nur, weil es kostengünstig ist, sondern auch schnell implementiert werden kann und die Top-Down-Kommunikationsherausforderung löst.

Die IT-Abteilung von KARL MAYER arbeitete für die Impementierung des Valo SharePoint-Add-ons in die Microsoft 365 Cloud eng mit dem Valo Premium-Partner GIS AG zusammen.

„Valo Intranet ist digital, fortschrittlich und bietet ein außergewöhnliches Kundenerlebnis. Dies erleichtert es dem Endbenutzer, das zu erreichen, was er tun möchte.“

Dennis Holzberg von der GIS AG

Anna fügte hinzu: „Uns hat sehr gut gefallen, wie das Valo Intranet nicht nur den Austausch persönlicher Nachrichten ermöglicht, sondern auch eine effiziente Plattform mit nützlichen Verlinkungen schafft.“

In enger Zusammenarbeit mit Valo erstellten und implementierten KARL MAYER und die GIS AG innerhalb von sechs Monaten das neue Intranet mit dem Namen „myKARL“. Das Projekt startete im April 2018 und der Roll-out an den deutschen Standorten wurde im November desselben Jahres gestartet.

Das Team der GIS AG ist derzeit dabei, das Intranet in der Schweiz einzuführen. Anschließend starten sie diesen Sommer damit an anderen internationalen Standorten, einschließlich den USA und Italien, und später in diesem Jahr in China und Japan.

Eine Erfolgsgeschichte

MyKARL zieht derzeit zwischen 5.000 und 6.000 Besuche pro Woche an. Das Kommunikationsteam ist mit diesem Ergebnis zufrieden. Sie fördern die Nutzung weiterhin, damit die Kollegen sich daran gewöhnen, es jeden Morgen zu überprüfen.

90% Benutzer-Zustimmung

Die Rückmeldungen der Kollegen seit der Einführung waren sehr positiv. 90% der Befragten bewerteten das neue Intranet als „gut“ oder „sehr gut“.

Um das Engagement für das neue Intranet weiter zu fördern, verbreitet das Kommunikationsteam myKARL persönliche und emotionale Inhalte und Nachrichten.

Sie berichten über erfolgreiche Projekte und schmücken diese mit Bildern oder anderen Inhalten, um das Interesse der Mitarbeiter zu wecken.

Eine andere Taktik, mit der sie die Mitarbeiter zur Nutzung des neuen Intranets bringen, ist das Abschneiden anderer Informationskanäle und das Bereitstellen dieser in myKARL. Die Mitarbeiter sind somit gezwungen, nach den Informationen im Intranet zu suchen.

Dies stellte einen Lernprozess für die Mitarbeiter dar, aber wir freuen uns sehr, dass die Anzahl der Benutzer zunimmt. Die Besuche auf der Homepage sind vom ersten Monat bis jetzt um etwa 50% gestiegen.

Anna Sonnick, Managerin Unternehmenskommunikation

Moderner und relevanter Content

Die Einführung von myKARL verschaffte dem Kommunikationsteam einen zusätzlichen Vorteil. Vorher war es schwierig, interessante und ansprechende Geschichten für das Mitarbeitermagazin zu finden.

Mit myKARL werden nun regelmäßig Erfolgsgeschichten von Mitarbeitern geteilt, welche dann im Intranet verwendet oder im Magazin veröffentlicht werden können.

Die Kollegen beginnen, die Vorteile eines Intranets zu erkennen. Sie beginnen zu denken: „Wie kann ich es für den Erfolg meines Projekts nutzen?“

Da es möglich ist, unbegrenzt viele Themen auf der Plattform zu veröffentlichen, haben die Mitarbeiter jetzt eine zentrale Plattform voller Lösungen für ihr Arbeitsleben.

Anna Sonnick, Managerin Unternehmenskommunikation

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